Adatérvényesítés Copy

Ha a munkafüzet nem közös használatú, akkor a hibátlan adatbevitel érdekében meghatározhatjuk az egyes cellákba vagy cellatartományokba írható adatok érvényességi körét. Megszabhatjuk, hogy az adatok bizonyos típusúak legyenek, például egész számok, tizedes számok vagy szöveg, és (alsó-felső) határt szabhatunk az érvényesen beírható adatoknak, megadhatjuk az érvényes bejegyzések listáját, vagy korlátozhatjuk a beírandó karakterek számát. 

Képletet alkalmazhatunk annak figyelésére, hogy egy beírt adat egy másik cellában végzett számítás alapján érvényesnek tekinthető-e. Például ellenőrizhetjük, hogy egy számla értékének beírásakor a számlák összege nem haladja meg a költségvetésben biztosított keretet, vagy egy fizikai számításokat alkalmazó munkalap sűrűség adatainak bevihető értékeit a reális határok közé szoríthatjuk stb. A munkalapot az adatok beírása és kiszámolása után is megvizsgálhatjuk, megkereshetjük és kijavíthatjuk a hibás adatokat. 

A megosztott munkafüzeteknél a korlátozás alá eső cellákba beírhatunk adatokat, és megnézhetjük a korlátozások hatását, de nem módosíthatjuk a korlátokat, és a munkafüzet megosztásának megszüntetése nélkül új korlátokat sem állíthatunk.

A bevihető adatok korlátozása egész szám esetén

Az Adatok szalag Adateszközök csoportjában található Érvényesítés gomb Érvényesítés parancsával meghatározhatjuk az egyes cellákban vagy cellatartományokban megengedhető adatokat, korlátozhatjuk az adatbevitelt egy adott típusra, például egész számokra, decimális számokra vagy szövegre és megszabhatjuk az érvényes bevitel határértékeit. Alapértelmezés szerint az érvényességi feltétel nincs korlátozva, azaz bármilyen értéket bevihetünk.

Megadhatjuk azt is, hogy a korlátozásoknak nem megfelelő érték bevitelének megkísérlésekor milyen figyelmeztető vagy hibaüzenetet adjon a rendszer. Az Érvényesítés parancsra a fenti ábra szerinti párbeszédpanel jelenik meg. A párbeszédpanelen megadható és látható beállítások a Megengedve és a Jelleg mezők aktuális értékétől függően eltérőek lehetnek.

Az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Beállítások lapján adjuk meg a munkalapon kijelölt cellák adatbevitelének korlátozásához szükséges adatérvényesítési beállítást. A változtatás a többi azonos beállítású cellára is érvényes jelölőnégyzet bejelölésével a munkalapnak azokon a celláin is alkalmazhatjuk a beállításokat, amelyek a kijelölt cellákkal megegyező adatérvényesítési beállításokkal rendelkeznek. Ha még nincs hasonló módon formázott cella, akkor ez a jelölőnégyzet szürkén – nem kiválaszthatóan – jelenik meg. Ha a formázandó és kijelölt cellák közt van olyan, amelyet korábban ilyen módon formáztunk, akkor figyelmeztető üzenet jelenik meg (lásd az ábrát). Az Igen gomb választásával tesszük elérhetővé a fenti jelölőnégyzetet, míg a Nem választásával az ugyan szürke marad, de természetesen a teljes kijelölt területen (és csak ott) érvényesítjük az új korlátozást.

Figyelmeztetés az adatérvényesítés kiterjesztésére

Amennyiben egy már értéket tartalmazó cellán állítunk be a cella értékét egyébként nem engedélyező korlátozást, akkor is csak a legközelebbi bevitelnél kapunk figyelmeztetést, vagyis a cella eredeti értéke nem módosul. Ez érvényes a hasonlóan formázott cellákra akkor is, ha a jelölőnégyzetet bekapcsoltuk.

Ha a párbeszédpanel Figyelmeztető üzenet és Hibajelzés lapjait nem töltjük ki, akkor érvénytelen, a korlátozási feltételeknek nem megfelelő érték bevitelének megkísérlése esetén az Excel az alábbi ábra szerinti hibaüzenetet jeleníti meg. Ekkor az Újra nyomógombra kattintás után ismét megkísérelhetjük a bevitelt. A munkalapon dolgozó felhasználó teljes tájékozatlanságának csökkentése érdekében célszerű az üzenetekben megadni az elfogadható értéket (illetve értéktartományt) is, különben előfordulhat, hogy sohasem kapunk megfelelő bevitelt.

Hibajelzés a korláton túli bevitel esetén

1. Feladat

Egy raktár készletének figyelése alapján engedélyezzük a kiadható mennyiséget! A raktár adatai a munkalapon szerepelnek. Vegyünk figyelembe egy 10 darabos biztonsági tartalékot is! 

A feladat alapadatai

1. Vigyük be az alapadatokat (lásd a táblázatot).
2. Az F4 cella értékét a következő képlettel számoljuk:=SUM(F2:F3)
3. Jelöljük ki a korlátozni kívánt (B2:B6) cellákat.
4. Adjuk ki az Adatok szalag Adatok érvényesítése parancsát, majd válasszuk a Beállítások lapot.
5. A Megengedve mezőben válasszuk az Egyéni listaelemet.
6. A Képlet mezőbe írjunk be a feltételünket leíró, logikai értéket (IGAZ vagy HAMIS) adó képletet: =F4-10-SZUM(B2:B6)>0. A cellabejegyzés érvénytelen lesz, ha a képlet a HAMIS logikai értéket adja eredményül, azaz az összegzett igények meghaladják a 10 darabbal csökkentett raktárkészletet. 
7. Az üresen maradt cellákat kezeljük úgy, mintha értékük nulla lenne. Ehhez töröljük az Üres cellák mellőzése jelölőnégyzetet.
8. Adjuk meg az adatbevitelkor képernyőre írandó magyarázó üzenetet az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Figyelmeztető üzenet lapján, és kapcsoljuk be A cella kijelölésekor figyelmeztetés jelenjen meg jelölőnégyzetet.
9. Adjuk meg a hibás adat bevitelekor képernyőre írandó hibaüzenetet az Adatok érvényesítése párbeszédpanel Hibajelzés lapján. Utána kapcsoljuk be az Érvénytelen adat beírásakor hibaüzenet jelenjen meg jelölőnégyzetet.

2. Feladat

Korlátozzuk az A1 cellába vihető adatokat 3 és 12 közé!

Megoldás

1. Jelöljük ki a korlátozni kívánt A1 cellát!
2. Adjuk ki az Adatok szalag Érvényesítés gombmenüjének Érvényesítés parancsát, válasszuk a Beállítások lapot!
3. A Megengedve mezőben válasszuk az Egész szám adattípust!
4. A Jelleg mezőben válasszuk ki a között műveletet!
5. Adjuk meg a beírható adat alsó és felső határát (ha csak az egyiket adjuk meg, akkor a program figyelmeztet)!
6. Adjunk meg a Figyelmeztető üzenet lapon egy üzenetet, amely hibás adat beírását követően jelenik meg a képernyőn!
7. Végül kattintsunk az OK nyomógombra!
8. Próbáljunk meg különféle értékeket bevinni az A1 jelű cellába!

Adatérvényesítés és eredménye