Alapfunkciók, képletek és hivatkozások Copy

Mire jók a táblázatkezelők? Ezek a programok alkalmasak a kisebb „adatbázisok” tárolására, vagyis az adatok megfelelő hibavédelem melletti, ellenőrzött gyűjtésére, rendszerezésére, visszakeresésére és ezen adatokkal matematikai és egyéb műveletek végzésére. Emellett a tárolt adatok bemutatására, az összefüggések megjelenítésére, elemzésére, a különféle adatok közötti összefüggések feltárására is alkalmazhatók a táblázatkezelők.

Erre a célra hozták létre a számolótábla programokat, amelyek közül a legjobban a Microsoft Office részeként kifejlesztett Excel terjedt el. Az itt bemutatottakhoz hasonló módszereket alkalmaz az Excelt mintaként felhasználva kidolgozott többi Office klón, köztük az OpenOffice, LibreOffice csomagok Calc programja is. A programokat kiegészítették később számos hasznos funkcióval, mint például az adatok megosztásával, postázásával, különféle exportálási lehetőségével. Számos más program használja a táblázatkezelőkben előállított, előkészített adatokat adatforrásként, bemenetként saját funkcióihoz (például ilyen a Word szövegszerkesztő, amely a körlevelezéshez a címzetteket veheti Excel táblázatból, illetve ilyen táblázatokat is felhasználhat a Project ütemterv készítő és szervező program).

A számolótáblákban minden adat a táblázat egy külön cellájába kerül. A cella a táblázat sorainak és oszlopainak metszésében álló „tároló hely”, amelyre többféle módon hivatkozhatunk, vagyis felhasználhatjuk a cella értékét. Ez az érték származhat a cellában rögzített adatból (mely lehet, szám, szöveg, dátum, idő, logikai érték stb.), vagy a cellába írt képlet (mely beépített vagy saját függvényeket is felhasználhat) kiértékeléséből.

Az Excel a cellákba írt képleteket kiértékeli és a számolás eredményét megjeleníti a képleteket tartalmazó cellákban. A cellák tartalmának frissítésekor csak azokat a képleteket értékeli ki újra, amelyeknek alapadataiban (a hivatkozott cellákban, illetve a képlet paramétereiben) az utolsó számolás óta változás állt be. A számítások során a program az eredeti (a cellákban eltárolt) értékeket használja és nem az értékek megjelenítési formáját – azaz nem a kerekített értékekkel számol, így az új forma nem jár az érték módosításával.