e-learning

Úvod

Existence datové schránky vyžaduje obecně od původce, tedy i od školského zařízení, některé kroky v souvislosti se správou dokumentů. Pojďme si shrnout, co je důležité, a ukažme si na názorných příkladech, v čem se nejčastěji chybuje.

Stav v květnu 2019 a nejčastější nedostatky a jejich náprava:

1. července 2019 to jsou dva roky, co Ministerstvo vnitra ve spolupráci s ministerstvem školství zřídilo datové schránky orgánů veřejné moci pro školy a školská zařízení. Tuto povinnost zavedla novela zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. (zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů)

V dosavadní praxi se bohužel ukazuje, že velký podíl škol tuto skutečnost řádně nereflektuje, přitom datová schránka orgánu veřejné moci (dále OVM) má zcela jiný právní rozměr a nerespektování této skutečnosti, může vést zejména k úředním pochybením.

Každý školní subjekt, který je OVM a není si jist, zda používá ISDS správně, by se měl zaměřit na tyto kroky.

Zajistit součinnost zřizovatele, protože ten musí školu zaevidovat v základním registru osob (ROS). Tuto evidenci provádí zřizovatel školy či školského zařízení, k čemuž může využít aplikaci ROS-IAIS, kterou provozuje Český statistický úřad. Bližší informace k aplikaci na adrese: https://www.czso.cz/csu/czso/podklady-pro-primarni-plneni-komunalnich-prispevkovych-organizaci

V roce 2019 se nepředpokládá, že ještě existuje školský subjekt, který nedisponuje datovou schránkou, tudíž pro správné fungování datové schránky jako OVM je třeba dále využít tento návod pro její řádné zprovoznění.

Viz zejména zde https://www.mvcr.cz/soubor/skoly-a-skolska-zarizeni-ktere-maji-datovou-schranku-a-nejsou-vedene-v-zakladnim-registru-osob.aspx

Výše uvedené kroky mají v podstatě zajistit dvě funkce při práci s datovou schránkou OVM, a to je možnost vyhledat datovou schránku fyzické osoby v ROS a umožnit školám autorizovanou konverzi v moci úřední pro vlastní potřebu.

Problém 1

Vyhledání fyzické osoby v ROS je důležité proto, že fyzické osoby mají právo nebýt uvedeny na Portálu veřejné správy (www.portal.gov.cz), kde je seznam všech držitelů datových schránek, který obsahuje informace o všech zpřístupněných datových schránkách s výjimkou fyzických osob, které požádaly o vymazání z tohoto seznamu ve smyslu § 14b odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

Výše uvedené je důležité zejména proto, že pokud škola doručuje například správní rozhodnutí, měl by upřednostnit doručování datovou zprávou, pokud se nedoručuje na místě, nebo veřejnou vyhláškou ((§ 17 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů) a to i fyzické osobě, jejíž případnou datovou schránku je třeba dohledat. Nestačí se spoléhat na Portál veřejné správy!!!

Problém 2

Autorizovaná konverze – viz příslušná část tohoto příspěvku (kapitola 5 Příjem datové zprávy)