Munkalap műveletek

A munkalapok formázása szolgál az adatok és a táblázat megje­lenítésének, valamint a munkafüzet vagy az egyes cellák védel­mének beállítására. Az adatok szemléletes megje­le­nítése segít a helyes és könnyű értelmezésben. A formázást végezhetjük ada­t­bevitel előtt vagy után.

A cellák vagy grafikus objektumok for­mázással kialakított alakja a tartalom­tól függet­lenül másolható, mozgatható a Kezdőlap szalag  Formátummá­so­ló ikon­jával. A forma általában független a tartalomtól (a cella értékétől), de beállíthatunk tartalomtól függő formá­tumot is (például a negatív értékeket piros színnel írjuk).

Munkalap műveletek

Egy munkafüzet alaphelyzetben (új munkafüzet megnyitásakor) egy munkalapot tartalmaz, de bármikor kibővíthetjük újabb lapokkal (az Excel 2010-ben ez a szám 3 volt). A munkalapok számának csak gépünk memóriakapacitása szab határt.

1. Feladat

Módosítsuk az új munkafüzet megnyitásakor automati­kusan létrejövő munkalapok számát!

Megoldás

  1. Adjuk ki a Fájl szalagfül Beállítások parancsát!
  2. Az Általános/Új munkafüzet létrehozása kategóriában változtassuk meg a Felveendő lapok száma mező tartalmát!

Új munkalap beillesztése

Új munkalapot a Kezdőlap szalag Beszúrás 4 Munkalap beszúrása parancsával vagy egy lapfül jobb egérgombbal kattintva megjelenített helyi menüjének parancsával szúrunk be.

Munkalap beszúrás a helyi menü parancsával

A helyi menüről kiadott Beszúrás parancs esetében párbeszédpanelen választhatunk, hogy munka-, diagram- vagy makrólapot (esetleg párbeszédpanel-lapot vagy mintatáblázatot) szúrunk be. Az új munkalap mindig az aktuális lap elé kerül. A lap helyzetén viszont a következőkben bemutatott módszerrel módosíthatunk.

Munkalap átnevezése

Ha egy munkafüzetben egyszerre több munkalapon dolgozunk, célszerű azoknak egyedi neveket adni. Egy munkalap elnevezéséhez kattintsunk kettősen a lap fülére.

A kijelölt név kiemelt betűkkel jelenik meg. Gépeljük be a munkalap új nevét, majd üssük le az Enter billentyűt. Egy munkalap neve legfeljebb 31 karakterből állhat és a névnek a munkafüzeten belül egyedinek kell lennie (két munkalapnak nem lehet azonos neve). A módosításhoz használhatjuk a jobb egérgombos kattintással megjeleníthető helyi menü Átnevezés parancsát is. E parancs kiadása után ugyanúgy, mint a másik módszernél, helyben kell szerkesztenünk a munkalap nevét.

A lapfül helyi menüje

Munkalap törlése

Az aktuális munkalap törléséhez a Kezdőlap szalag Törlés 4Munkalap törlése parancsát vagy a munkalapfül jobb egérgombos kattintással megjeleníthető helyi menüjének Törlés parancsát használjuk. A munkalap törlése nem vonható vissza, erre az Excel figyelmeztet. A munkafüzetnek legalább egy lapot tartalmaznia kell, tehát ha már csak egyetlen lapunk van, akkor az nem törölhető. Ilyenkor töröljük a munkalap tartalmát, vagy hozzunk létre egy új üres munkalapot, utána töröljük a feleslegest!

Munkalapok mozgatása, másolása

Munkafüzetünk lapjainak sorrendjét a húzással (a fogd és vidd módszerrel) bármikor tetszőlegesen megváltoztathatjuk. A munkalap beillesztésének helyét húzás közben a fülek fölött látható fekete háromszög jelöli. A munkalapok másolását is végezhetjük húzással, de az egér gombjának felengedésekor tartsuk lenyomva a Ctrl billentyűt. A másolást jelzi a mozgatott lapokat szimbolizáló mutató melletti + jel is. Ilyenkor a lemásolt munkalap neve az eredeti név és egy zárójelbe tett sorszám lesz (természetesen a név módosítható).

Munkalap áthelyezése húzással

Mozgatás, másolás, másik munkafüzetbe

Az aktuális lap a Kezdőlap Formátum gomb- menüje Lap áthelyezése vagy másolása, illetve a helyi menü Másolás vagy áthe­lyezés parancsával is áthelyezhető vagy lemásolható.

A párbeszéd­panel használatának előnye, hogy segítségével a munka­lapokat más – korábban megnyitott – munkafüzetekbe is áthelyezhetjük, vagy másolhatjuk. A párbeszédpanel Melyik munkafü­zetbe legördülő listájáról választjuk ki annak a megnyitott munkafüzetnek a nevét, amelybe a munkalapot áthelyezni szeretnénk. A program alaphelyzetben az aktuális munkafüzet nevét kínálja fel. A Melyik lap elé listában jelöljük ki azt a munkalapot, amely elé a korábban kiválasztott lapot másolni vagy áthe­lyezni szeretnénk. Másoláshoz jelöljük be a Legyen másolat jelölőnégyzetet, majd kattint­sunk az OK gombra.

Munkalap áthelyezése, másolása

2. Feladat

Nyissunk meg két üres munkafüzetet! Nevezzünk át az egyik munkafüzetben egy munkalapot és készítsünk róla máso­latot a másik munkafüzetbe. Végezzük el a másolást a lapfület (a Ctrl billentyű nyomva tartása közben) egérrel húzva és a lapfül helyi menüjének, illetve a Kezdőlap szalag Formátum gombjának Lap áthelyezése vagy másolása parancsával is!

Egyéb munkalap parancsok

Több munkalap egyidejűleg is kijelölhető és rajtuk különféle műveletek végezhetők. A csoportosan kijelölt munkalapokon végzett műveletek eredménye – a csoport bármely lapján végeztük – megjelenik a többi lapon is. A munkalapokat kijelölhetjük egyenként, vagy több egymást követő lapot egyszerre. Az első lapot mindig a hagyományos módon a fülére kattintva jelöljük ki. A további lapok egyesével történő kijelöléséhez tartsuk lenyomva a Ctrl billentyűt. Több egymást követő lap együttes kijelöléséhez a Shift billentyű nyomva tartása mellett kattintsunk az utolsó kijelölendő lapra. Mindegyik kijelölt munkalap füle fehér színű lesz.

A kijelölés megszüntetéséhez kattintsunk egy nem kijelölt munkalap fülére. Ha az összes munkalapot kijelöltük, bármelyik nevére kattintva megszüntethetjük a kijelölést. Ilyenkor a kijelölést bármelyik inaktív munkalap nevére kattintva megszüntethetjük.

A munkalapok könnyebb felismerhetősége érdekében a lapfülek színezhetők, illetve elrejthetők. A Kezdőlap Formátum gombmenüjében találhatók a formázó és elrejtő parancsok.

3. Feladat

Hozzunk létre egy új munkalapot! Nevezzük át. Moz­gassuk új helyre. Készítsünk róla másolatot, majd a másolatot rejtsük el és újra jelenítsük meg. Színezzük különböző színűre a lapfüleket!

Nézetmód változtatása

Az Excel különféle szerkesztési, megjelenítési üzemmódokat biztosít, hogy az éppen végzett tevékenységünkhöz a megfelelő részletességű képernyőkép álljon a rendelke­zésünkre.

A különféle üzemmódokat a Nézet szalag parancsaival, illetve az állapotsor jobb oldalának ikonjaival, valamint a Fájl szalagmenü Nyomtatás parancsával kapcsoljuk be. A Nézet szalag Nagyítás elemével a szer­kesztő­ablak nagyítását állíthatjuk be. Ugyancsak a nagyításra szolgál az állapotsor jobb oldalán megjelenő, az aktuális nagyítás értékét mutató gomb, valamint a –, és + ikonok, illetve csúszka is. A csúszkával, illetve a párbeszédpanel Legyen mezőjébe írással akár 400%-os nagyítást is beállíthatunk.


Állapotsori gombok

A Nézet szalag 100% elemével az alapértelmezett 100%-os nagyítást, a Kijelölt rész nagyítása paranccsal a kijelölt területet alapul vevő nagyítást állíthatunk be. Ugyanezt teszi a Nagyítás párbe­széd­panel Kijelölésnyi kapcsolója is, vagyis olyan nagyítást állít be, amelynél az előzetesen kijelölt terület kitölti a munkaablakot.

Egyszerre egy munkafüzetet több szerkesztőablakban jeleníthetünk meg a Nézet szalag Új ablak parancsával.

Ugyanaz a munkalap három nézetben

Normál nézet

A Nézet szalag menü Normál parancsával, illetve az állapotsor  ikonjával a legtöbb Excel feladat alapértelmezett normál nézetére váltunk. Ebben a nézetben végezzük az adatbevitelt, az adatok szűrését, készítjük a diagramokat és a formázzuk a munkalap elemeit. Az ablakot a vízszintes és függőleges munkalap-osztómezővel tetszőleges helyen vagy a Nézet szalag Felosztás parancsával az aktív cella előtt és felett különálló ablaktáblákra oszthatjuk fel.

Ennek különösen nagyméretű munkalapoknál és listáknál van jelentősége. Például a munkalap felosztásának segítségével a hosszú lista vége felé járva is láthatjuk a felosztott munkalap tetején megjelenített oszlopfejeket, címeket, feliratokat.

A felosztott munkalap mind a négy része gördíthető a gördítő­sávokkal. A gördítés párhuzamosan mozgatja az egymás melletti és egymás feletti ablakrészeket. Így előfordulhat, hogy ugyanazt a cellát két vagy négy példányban látjuk. Ha ez éppen az aktív cella, akkor a cellába írt értékek azonnal megjelennek a többi ablaktáblában is.

A munkalapon belüli osztósávot az egérrel a munkalap felé húzva, a felosztás a munkalap rácsvonalához igazodik. Rácsvonalak közötti osztócsíkot is kialakít­hatunk, ha az osztósávot a gördítő sáv mentén húzzuk. A felosztás helye az osztósáv húzásával módosítható. Az ablak megosztása a megismételt Nézet/Felosztás paranccsal (a gomb felengedésével), illetve az osztósávra vagy az osztócsíkra mért kettős kattintással szüntethető meg.

Ugyanaz a cella több ablakrészben is megjelenhet  

A Nézet szalag Panelek rögzítése } Ablaktábla rögzítése parancsával az aktív cella előtt és felett különálló ablaktáblákra osztjuk fel az ablakot. Ez a fajta felosztás a felső és a bal oldali ablaktáblában nem engedélyezi a gördítést, azok mindig a rögzítéskori helyzetben maradnak (a munkalap nyomtatására nem hat). A Panelek rögzítése } Felső sor rögzítése parancs a lista első soránál, az Első oszlop rögzítése parancs a lista első oszlopánál rögzíti a táblát.

A nyomtatáshoz az Oldalbeállítás panel Lap lapján rögzítjük a sor- és oszlopfeliratokat.

Az ablak rögzítése a Nézet szalag Panelek rögzítése } Ablaktábla feloldása parancsával szüntethető meg. Ha a Felosztás vagy az Ablaktábla rögzítése parancs kiadása előtt a szerkesztőablak bal felső sarkában állunk, akkor a program automatikusan négy egyenlő részre osztja fel a szerkesztőablakot. A felosztás után kiadott Ablaktábla rögzítése parancs a felosztó jeleket rögzítő jelekké alakítja és viszont, az ablaktábla rögzítése után kiadott Felosztás parancs a rögzítő jeleket felosztó jelekké alakítja.

A listák első (néhány) sora és oszlopa rögzíthető

Oldaltörés megtekintése

A Nézet szalag Oldaltörés megtekintése parancsával vagy az állapotsor  Oldaltörésminta ikonjával az aktív munkalapon a munkalapot annak nyomtatási formájában megjelenítő szerkesztő nézetbe válthatunk. Oldaltörés megtekintésekor húzással balra, jobbra, le és föl mozgathatjuk a kiemelt színnel és vonallal jelzett oldaltörést. Az Excel automatikusan átméretezi a munkalapot, hogy a sorok és oszlopok az oldalra illeszkedjenek. A nézet első alkalmazásakor a munkamódszert ismertető panel jelenik meg, amely jelölőnégyzettel elrejthető.

Oldalelrendezés nézet

A Nézet szalag Lapelrendezés parancsával, vagy az állapotsor  Lapelrendezés ikonjával olyan nézetbe válthatunk, amely megjeleníti a vonalzókat és a margót is, így – nagyítástól függően – több nyomtatandó oldalt is láthatunk az aktuális munkalapról.

Az oldalelrendezés nézetben fejlécet is megadhatunk

A nézetben a munkalap felett előtűnik a Fejléc hozzáadásához kattintson ide felirat, amelyre kattintva fejlécet adhatunk a táblázathoz. A fejléc három dobozból állhat, ennek megfelelően a táblázat fölé bal oldalra, középre, vagy jobb oldalra kattintva adjuk meg.

Ha valamelyik fejlécelem rögzítési dobozba kattintunk, akkor megváltozik a szalag (átvált az Élőfej- és élőlábeszközök/ Tervezés szalagra) és onnan előre kidolgozott elemeket illeszthetünk a fejlécbe. A Váltás az élőlábra gomb lenyomása után a lábléc információit adhatjuk meg. A fej- vagy láblécdefiniáló nézetből a korábbi nézetre egyszerűen, a táblázat belsejébe kattintva térhetünk vissza.

A fejléc kiegészítése kész elemekkel

Nyomtatási kép nézet

A Fájl szalagfül Nyomtatás parancsával megtekinthetjük, milyen lesz a kinyomtatott munkalap. Ebben a nézetben nem szerkeszthetünk, viszont beállíthatjuk a nyomtató és a nyomtatás paramétereit (Beállítások, Oldalbeállítás), kiválaszt­hatjuk a nyomtatót, a fej- és láblécet, a nyomtatás minőségét, a példányszámot, a margókat stb. Ezeket a lehetőségeket a nyomtatással foglalkozó fejezetben ismertetjük. Az ellenőrzéshez előre és vissza lapozhatunk a nyomtatási kép alatti lapozó ikonokkal. A margók, valamint oszlopszélességek beállításához jelöljük be a  Margók megjelenítésekapcsolót! Ezt követően a kijelölt fogantyúk húzásával változtathatunk a margókon (lásd az ábrát), vagy használjuk az Egyéni margók gombot! Ezt a nézetet egy másik szalagfül választásával hagyjuk el.

A nyomtatási kép nézetben a margók áthelyezhetők

Egyéni nézetek

A beállított nézet saját néven elmenthető a későbbi használat számára. Erre a Nézet szalag Egyéni nézetek parancsát használjuk. A megjelenő párbeszédpanel Hozzáadás gombjával indítjuk a beállított nézet eltárolását, amelyre később a megadott névvel hivatkozhatunk és a Megjelenítés gombbal érvényesítünk a munkafüzeten.

A Nézet hozzáadása párbeszédpanelen adjuk meg, hogy a munkalap elrendezése, nagyítása mellett mi kerüljön be a nézetbe.

Nézet létrehozása

Szalagméret csökkentése

A fenti üzemmódokat megtartva, de a szalagot minimális, csak a szalagfüleket tartalmazó méretben jeleníti meg a szalag lapfülének A menüszalag összecsukása parancsa, vagy a szalagfülre mért kettős kattintás. Ezt megismételve ismét a teljes szélességében jelenik meg a szalag.

Szalagméret módosító parancsok az új ikonhoz

A közelmúltban jelent meg egy új ikon az ablakméret-beállító ikonok között. A fenti ábra szerinti parancsok jeleníthetők meg az ikonra kattintva. A munkaablak jobb felső sarkában megjelent új  ikon menüjében kapcsolhatjuk be vagy ki a szalag automatikus elrejtését. A Lapfülek megjelenítése paranccsal csak a szalagfüleket jelenítjük meg (ugyan­így, ha kettősen a szalagfülre kattintunk). A Menüszalag automatikus elrejtése parancs biztosítja a legnagyobb munkaterületet, mert a parancs kiadása után a szalag teljesen eltűnik. Ha a kurzort az ablak tetejére mozgatjuk, majd kattintunk, megjelenik a szalag, ha a munkalapra kattintunk, a szalag ismét eltűnik. Ezzel szemben a Lapfülek és parancsok megjelenítése parancs a teljes szalagot megjeleníti.

Ablakok kezelése

A beállítható elrendezések

Az aktív munkafüzetről új ablakot is nyitha­tunk a Nézet szalag Ablak paneljében található Új ablakparancsával. Az ablakok egymás mel­lett elrendezhetők a Nézet/Mozaik paranccsal. Az ekkor megjelenő pár­beszédpanelen határoz­zuk meg, hogy az ablakok egymás mellé vagy fölé (Egymás alatt) kerül­jenek. A Mozaik­szerűen elrende­zésnél rugalma­san, egy­más mellé és alá is kerülhetnek ablakok. Az ablakhatárok és az ablak címsora egérrel húzhatók, így az automatikus elrendezés módosítható.

Az egyes munkafüzetek aktivizáláshoz kattintsunk a munkafüzetek takarásból kilógó részeire vagy az Ablakváltás menüből válasszuk ki azt a munkafüzetet, amelyet előtérbe akarunk helyezni. Az aktív munkafüzet ablakai jelölőnégyzetet kiválasztva csak az aktív munkafüzet ablakait kapcsolja be és rendezi el, ha több munkafüzetet is megnyitottunk. A szerkesztőablak a Nézet/Elrejtés paranccsal elrejthető és a parancs megismétlésével jeleníthető meg ismét. A parancs kiadása után a megjelenítendő ablakot párbeszédpanelen választjuk ki.

A Windows tálca is használható az ablakok közötti váltásra. Ekkor mozgassuk a kurzort a tálcán az Excel ikonja fölé, majd amikor megjelennek a megnyitott munkafüzetek képei, azok közül válasszunk kattintással (lásd az ábrát)!

Ablakváltás a tálcán.

Beépített táblázatstílusok

Az Excelhez rengeteg tetszetős, előre elkészített sablont, témát adnak, azonban a korábbi verziók formátumában elmentett, tárolt munkafüzetek esetében ezek elérésére általában nincs módunk, a Kezdőlap szalagon a megfelelő parancsok ikonjai szürkén jelzik, hogy az adott lapon nem használhatók. Régi formátumú munkafüzeteknél csak a cellastílusok állíthatók be a Kezdőlap/Cellák/Formátum gombmenüből. Az Excel formátumában tárolt munkafüzetek esetén az összes formázási lehetőséggel élhetünk. Ha a régi munkafüzetet a kompatibilis helyett az új formátumban mentjük, akkor alkalmassá válik az új formázóparancsokkal történő formázásra. Ilyenkor az új parancsokkal kialakított forma összeadódik a korábbi formátummal.

Az előre elkészített táblázatstílus-galéria

Legegyszerűbb, ha a Kezdőlap szalag előre elkészített táblázatstílus-galériájából választunk mintát. Ekkor 61 előre beál­lított forma közül választhatunk. Ugyanakkor ez a mintagyűjtemény saját mintáinkkal bővíthető. A Kezdőlap/Stílusok csoportban megtalálható Formázás táblázatként gomb menüjéből választhatjuk ki a megfelelő, előre elkészített formát. A választás galériaszerűen működik, vagyis a lista mintái fölé mozgatott egérkurzor segítségével még a parancs végrehajtása előtt megvizsgálhatjuk a beépített forma megjelenését a kiválasztott területen. Ha tetszik, amit látunk, elegendő csak a minta képére kattintani a lenyíló menüben.


A formázandó tartomány meghatározása

Ha a parancsot kijelölés nélkül adjuk ki, akkor a program a stílus kiválasztása után előbb a formázandó terület meghatározását kéri.

A formázást követően a program szalagot vált és megjeleníti a Táblázateszközök Tervezés szalagot. Ezen a szalagon a Táblázatstílusok beállításai csoportban határozhatjuk meg, milyen formai elemek érvényesüljenek a galériából kiválasztott mintából. A Táblázatstílusok csoport egyetlen galériaként jelenik meg, amelyet a €~ gombokkal görgethetünk, illetve az  Egyebek gombra kattintva juthatunk a teljes listát bemutató menühöz. A cellák formá­zására vonatkozó parancsokat a Kezdőlap/Cellák/For­mátum gomb menüjéből, illetve billentyű­kombi­nációk­kal adjuk ki.

1. példa

Az előre gyártott táblázatstílus-galéria mintaelemeit a következő módon alkalmazzuk:

  1. Rákattintunk a formázandó tartomány egy cellájára, vagy húzással kijelöljük azt.
  2. Szükség szerint a Formázás táblázatként párbeszédpanelen, vagy a táblázatba kattintva húzással módosítjuk a formázandó tartományt, majd az OK gombra kattintunk.
  1. Jelölőnégyzetekkel egyszerűen módosíthatunk a formán A Táblázateszközök/Tervezés szalagra váltva a jelölőnégyzetekkel kapcsoljuk be vagy ki a tartományon alkalmazandó különleges formákat. Az Összegsor négyzettel az utolsó sort követően egy Összesen elnevezésű sorral bővül a táblázat és abban az utolsó oszlopban megjelenik az oszlop összege.
  1. Ha nemcsak az utolsó oszlopot összegeznénk, akkor fogjuk meg az utolsó cella kitöltőjelét és húzzuk előrébb!
  1. A másolás a cella tartalomra és formára is vonatkozzon, egyébként ezen az intelligens címke menüjében változtathatunk (lásd az ábrát).
Másolás formátummal vagy anélkül
  1. Az automatikusan összegzett oszlopok alján megjelenő listából választhatunk más függvényt is.
Az összegsor választható függvényei

Az Excel megpróbálja összegezni a kész táblázatstílus és az egyedi formázás elemeit – és ez nem mindig jár sikerrel –, ha a stílushoz szeretnénk visszatérni, akkor töröljük a jelenlegi formátumot. Ezt a legegyszerűbben úgy tehetjük meg, hogy keresünk egy alapértelmezett, formázás nélküli cellát, rákattintunk, majd a Kezdőlap  formátummásoló ikonjára kattintunk, végül egérhúzással „befestjük” a formázandó területet.

Új táblázatstílus kialakítása

Bár a program rengeteg előre beállított táblázatstílust ajánl fel, ezek sem tetszhetnek mindenkinek, hiszen nem vagyunk egyformák. Viszont lehetőségünk van saját, hasonló táblázatstílusok kialakítására, amelyek aztán később a fentiekhez hasonló egyszerűséggel alkalmazhatók más táblázatokon.

4. Feladat

Hozzunk létre egyéni stílust!

Megoldás

  1. Váltsunk a Kezdőlap szalagra!
  2. Kattintsunk a Stílusok/Formázás táblázatként gombra!
  3. Adjuk ki az Új táblázatstílus parancsot!
  4. A Kész táblázatstílus létrehozása panelen válasszuk ki a táblázat valamely jellegzetes, formázandó elemét, majd a Formátum gombra kattintás után adjuk meg jellemzőit! Beállíthatjuk a betűtípus, szegély és kitöltés tulajdonságokat.
  5. Ismételjük meg a fenti lépést minden olyan táblázatelemre, amelyet eltérő módon szeretnénk formázni! A páros és páratlan sorok eltérő formázását például az Első sorsáv és a Második sorsáv elem kiválasztása után eltérő kitöltőszín árnyalattal különböztethetjük meg. Ugyanígy járhatunk el a páros és páratlan oszlopok esetében is.
  6. Ha minden új táblázatot a most beállítottak szerint formáznánk, jelöljük be a Beállítás alapértelmezett kész táblázatstílusként ennél a dokumentumnál jelölőnégyzetet.
  7. Végül kattintsunk az OK gombra!

A táblázat összes jellegzetes része külön formázható

Az Új táblázatstílus parancs elérhető a Táblázateszközök/Ter­vezés szalag Táblázatstílusok galériájából legördíthető menüben. Az egyéni táblázatstílus e galéria felső sorában jelenik meg.

Táblázatstílus-műveletek

A kész táblázatstílusokat a Táblázatstílusok menüből, illetve galériából választjuk ki. A kiválasztást segíti, hogy a program az egérkurzor alatti minták hatását egy pillanat alatt bemutatja a táblázaton. Ha megfelel az új forma, kattintsunk a stílus ikonjára. A beépítettel ellentétben az egyéni stílus törölhető a stílus képének jobb egérgombos kattintással megjeleníthető helyi menüjéből kiadható Törlés paranccsal.