Časté chyby v procesu inventarizace

Účetní jednotka nerespektovala cíle stanovené vyhláškou, tj. nezjišťovala, zda:

  • zná obsah účetních zůstatků,
  • jsou ve správné výši a nic nechybí,
  • není nadhodnocené zobrazení majetku v rozvaze.

Pozor!
Účetní jednotky často postupují podle vnitřních předpisů přijatých před účinností Vyhlášky!

Neuvedly rozpisy zůstatků všech účtů, kladly důraz pouze na rozpisy u fyzických inventur, u dokladových inventur uvedly pouze obraty MD a Dal na účtech za celé účetní období, neporovnaly stav všech účtů vedených v účetních knihách k 31. 12. se zjištěnou skutečností.

Rozpisy zůstatků neobsahovaly potřebné informace pro zjištění, že je účetní zůstatek v souladu s předpisy. Například u pohledávek a závazků nebyla uvedena data splatnosti, nebylo zjišťováno, zda je pohledávka „promlčená“. Součástí inventurních evidencí pohledávek a dlouhodobého majetku, případně i zásob nebyly opravné položky, chyběly informace o úhradách záloh jak placených, tak přijatých.

U fyzických inventur nebylo zřejmé, zda byla skutečně provedena kontrola existence inventurovaného předmětu. U nemovitých věcí zapisovaných v KN nebyly provedeny kontroly na údaje uvedené v KN. Rozpisy majetku (inventurní evidence) neobsahovaly údaj o analytickém nebo podrozvahovém účtu.

Rozpisy majetku byly sestaveny pouze podle jeho umístění bez ohledu na to, zda se jednalo o dlouhodobý hmotný majetek, drobný dlouhodobý majetek nebo majetek evidovaný v podrozvaze, případně pouze o majetek vedený v operativní evidenci.

Rozpisy byly pouze formálně odškrtány a nebylo zřejmé, kdo zodpovídá za uvedené údaje v rozpisu. Sestavy nebyly podepsány oprávněnými osobami, pouze na rekapitulaci byly podpisy všech členů inventarizační komise bez určení, za co byl každý ze členů odpovědný. Pokud byly rozpisy majetku provedeny k dřívějšímu datu než k 31. 12., chyběly rozdílové inventury a dodatečné inventurní soupisy.

Inventurní evidence neobsahovaly zejména u dokladových inventur jednoznačný inventarizační identifikátor, například u záloh provozních, investičních i z transferů, u dohadných položek, u účtů časového rozlišení, u rozpisů nedokončených investic.

Účetní jednotka nepoužívala nové pojmy:

  • inventarizační položka (účet),
  • část inventarizační položky (jednotlivé věci, pohledávky, závazky atd. tvořící zůstatek účtu k datu inventarizace),
  • prvotní inventura (například k rozhodnému dni k 30. 10.),
  • rozdílová inventura (dopracování inventur k 31. 12., pokud byla prvotní inventura),
  • inventarizační zpráva (celkové shrnutí inventur, nikoliv zpráva jednotlivých inventarizačních komisí),
  • inventurní soupis (komentovaný výstup činnosti každé inventarizační komise),
  • inventarizační evidence (souhrnný název pro inventurní evidenci, pomocnou evidenci, jinou evidenci),
  • inventarizační identifikátor (inventární číslo u majetku je většinou uváděno, u ostatního majetku a u závazků není uváděno),
  • zúčtovatelný rozdíl (často se zaměňuje s inventarizačním rozdílem nebo se vůbec v rámci inventarizace nevyčísluje).

Účetní jednotka zaměnila pojmy inventarizace a inventura.

Účetní jednotka nesestavila plán inventur v souladu s § 5 Vyhlášky.

Pokud byl dokument formálně nazván plánem, neobsahoval povinné údaje, zejména:

  • Předpokládané okamžiky zahájení a ukončení jednotlivých inventur ve vazbě na harmonogram účetní závěrky (uvádí se chybně pouze začátek a konec procesu inventarizace),
  • Seznamy inventurních soupisů s uvedením inventarizačních položek, které budou v jednotlivých inventurních soupisech v rozsahu seskupení položek obsaženy.

Účetní jednotka nestanovila rozsah pravomocí a činností jednotlivých členů IK a neuvedla jmenovitě, kdo je osoba zodpovědná za provedení inventarizace a kdo za zjištění skutečného stavu ve vztahu k připojení podpisových záznamů k inventurním soupisům.

Účetní jednotka nestanovila vnitřním předpisem všechny činnosti nutné pro vyhotovení inventurních soupisů a ostatních dokumentů v rámci inventarizace, které jsou uvedeny v § 3 Vyhlášky.

Účetní jednotka zaměnila obsah i formu inventurní evidence a inventurního soupisu.

Rozpis zůstatku účtu (tj. inventurní evidenci) označila jako inventurní soupis a bez dalších povinných údajů dle § 8 Vyhlášky jej považovala za konečný dokument prokazující provedení inventur.

Účetní jednotka k inventurnímu soupisu nepřipojila povinné přílohy, tj. například seznam všech inventarizačních evidencí. U pohledávek nebyl uveden způsob, jak byly při inventuře využity pomocné evidence. U nemovitostí nebyl uveden způsob, jak byly zkontrolovány veškeré údaje zapsané v KN.

Účetní jednotka nezpracovala inventurní soupisy v rozsahu dle Vyhlášky. V rozsahu jednotlivých účtů, účtových skupin nebo v rozsahu seskupení inventarizačních položek a do soupisu neuvedla, jaké účty byly předmětem kontroly, a to včetně číselného a slovního označení podle směrné účetní osnovy. Nestačí uvést například pouze informaci, že se jedná o inventuru drobného majetku umístěného v objektu školy.

Upozornění
Výčet zjištěných nedostatků není úplný, přesto je zřejmé, že pravidla platná pro inventarizaci majetku a závazků vybraných účetních jednotek se dosud v plném rozsahu v praxi nerespektují.