Další informace, které jsou pro zaměstnance důležité

Zaměstnanec by měl při nástupu obdržet nejen informace spojené se zákonnými povinnostmi (např. BOZP, PO) a s jeho pracovní náplní (pracovní cíle), ale i mnoho dalších, zejména následující:


• školení BOZP/PO;


• kolektivní smlouva;


• interní řád a normy (ISO, interní předpisy, …);


• pracovní cíle;


• pravidla komunikace ve firmě (zda smí zaměstnanec s kýmkoliv komunikovat napřímo, nebo pouze přes nadřízeného, s kým může komunikovat napřímo, co se komunikuje ven z oddělení a co nikoliv, co písemně a co ústně, …);


• organizační struktura firmy;


• firemní kultura, strategie a hodnoty (formální i neformální);


• hodnoty a pravidla chování v týmu;


• pravidla komunikace s nadřízeným (co „ano“ a co „rozhodně ne“);


• zacházení s materiálními zdroji a jejich využívání (služební telefon, tiskárna, internet, …);


• pravidla oblékání;


• pracovní doba (jak, kdy a komu se omlouvá absence, kdy jsou přestávky a jak dlouhé);


• závodní stravování;


• kouření na pracovišti;


• odevzdávání podkladů ke mzdě, kdy a kam se mzda vyplácí;


• žádání o dovolenou (zejm. u zkušební doby zasahující do letních měsíců);


• benefity (na které je nárok a kdy, jak o ně požádat);


• „kontaktní osoba“ v případě problémů v týmu či s nadřízeným (např. se nováčkovi dostatečně nevěnují při zaučování);


• pravidla „jak to u nás v týmu chodí“, kdo jsou „důležité“ osoby, včetně důležitých osob ve firmě;


• kdo je ve firmě kdo, s čím se lze na koho obracet;


• důležitá telefonní čísla a kontakty;


• systém interního a externího vzdělávání;


• kde se co „fasuje“;


• zásady pro telefonování a využívání pracovních e-mailů (v některých firmách lze např. telefonovat pouze ve vymezených místnostech);


• pravidla pro blokování zasedací místnosti (pokud ji bude nováček využívat);


• fungování kuchyňky a jiných společných prostor (kdo tam uklízí, co a jak lze využívat, co si může nováček dát a co firma zaměstnancům poskytuje);


• cokoliv dalšího, co je specifické či co je potřeba sdělit.

Zodpovědnost za předání těchto informací mají zejména:

  • zaměstnanec HR;
  • přímý nadřízený;
  • ten, kdo má nováčka na starosti k zaučení;
  • tým;
  • interní zaměstnanec zodpovídající za školení BOZP/PO;
  • tzv. buddy.

Na tom, kdo bude které informace předávat, se musejí všichni domluvit předem, případně to musí jasně definovat interní proces. Předejde se tak tomu, že na některé údaje někdo zapomene nebo se zbytečně dublují. Ideální je mít vytvořený pro každého tzv. checklist, který slouží i pro kontrolu předání informací.

Námět k zamyšlení:
Z popsaného procesu rozhodně nelze vypustit přímého nadřízeného. Ten hraje v předání konkrétních provozních informací klíčovou roli, a nemůže jej celé nechat na HR. Zmíněné oddělení spíše celý proces zastřešuje, předává informace z oblasti HR a mezd a má být jakýmsi „projektovým manažerem“, koordinátorem a hodnotitelem adaptačního týmu.