Evidence pracovní doby: povinný obsah, možné formy

K zaznamenání skutečně odpracované doby, jež se může lišit od pracovní doby naplánované, slouží evidence pracovní doby. Zákoník práce stanoví zaměstnavateli povinnost vést evidenci pracovní doby (§ 96 ZP) a nařízení vládymu stanovuje povinnost uchovávat po dobu nejméně 2 let po skončení kalendářního roku evidenci pracovní doby a pracovní pohotovosti člena osádky.

Evidence se vede individuálně pro jednotlivé zaměstnance s uvedením všech zákoníkem práce stanovených údajů, a to buď v listinné, či elektronické formě. Časový údaj musí obsahovat přesné označení času včetně minut (např. začátek směny v 7:05).

Častá chyba:
Evidence pracovní doby není evidencí docházky na pracoviště a odchodu z něho. Musí se jednat o evidenci skutečného započetí, respektive ukončení výkonu práce.

Evidence pracovní doby zahrnuje povinnost zaměstnavatele evidovat u každého jednotlivého zaměstnance:

a) odpracovanou:

  • směnu [§ 78 odst. 1 písm. c) ZP];
  • práci přesčas (§ 93 ZP);
  • další dohodnutou práci přesčas (§ 93a ZP);
  • noční práci (§ 94 ZP);
  • dobu v době pracovní pohotovosti;

b) drženou:

  • pracovní pohotovost v souladu s § 95 odst. 2 ZP.

Požaduje se vyznačení začátku a konceu těchto úseků pracovní doby. Je na zvážení každého zaměstnavatele, zda bude evidovat i čerpání povinných přestávek na jídlo a oddech zaměstnanců nebo bezpečnostních přestávek tak, aby z evidence prokazatelně vyplývalo dodržování povinných dob odpočinku. Tento postup lze doporučit, neboť pak je možné kontrolním orgánům snadno prokázat jejich poskytování.

Forma evidence pracovní doby není stanovena. Dříve ji stačilo vést pouhým „čárkováním“ docházky, dnes si již zaměstnavatel s podobným způsobem rozhodně nevystačí. Povinnost evidovat pracovní dobu ukládá zákon zaměstnavateli, nikoliv zaměstnancům. Z toho důvodu jsou oprávněné i zásahy do evidence odpracované doby ze strany zaměstnavatele.

Poznámka:
Ne každá přítomnost na pracovišti je totiž pracovní dobou. Zaměstnanci chodí do práce v předstihu, tak aby se stačili připravit, popřípadě převléci, a mohli být na začátku směny již na pracovišti. Tuto povinnost ostatně zdůrazňuje i ZP: „Zaměstnanec je povinen být na začátku směny na svém pracovišti a odcházet z něho až po skončení směny.“

Důležité:
Pokud si zaměstnanec sám zadává data do evidence pracovní doby (resp. podrobně vedené docházky), měla by taková evidence následně podléhat schválení ze strany zaměstnavatele, přičemž ten do ní může udělat zásahy, ale s vědomím zaměstnance. Je nepřípustné, aby se zaměstnanec až z výplatní pásky dozvěděl, že mu zaměstnavatel pracovní dobu pokrátil.

Součástí schválení má být kontrola nadřízeným zaměstnancem, ručícím za správnost údajů uvedených v evidenci pracovní doby– následně tím odpovídá za jejich správnost. Zaměstnanec má na druhou stranu právo nahlížet do svého účtu pracovní doby či evidence pracovní doby a pořizovat si z nich výpisy, popřípadě stejnopisy na náklady zaměstnavatele.

Evidence slouží jako podklad pro zpracování mezd. Důvodem jejího pečlivého vedení je posouzení nároku na mzdu, ale i dodržování poskytování minimálních odpočinků mezi směnami a v týdnu, přestávek v práci na jídlo a oddech, práce v den pracovního klidu, příplatků (za noční práci, za sobotu a neděli a za svátek), nároků na čerpání dovolené atd. Je tedy na vůli zaměstnavatele, jakou formu zvolí, tak aby vyhovovala jeho provozním možnostem. Evidence má být přehledná a odpovídat skutečnosti.

Častá chyba:
Z praxe známe ohlasy, že v dopravě je dodržení této povinnosti složité, někdy nemožné, vyžadovalo by pracovní sílu navíc, která by měla na starosti jen vedení evidence. Uvedený postup rozhodně nelze doporučit!

Upozornění:
V případě kontroly ze strany inspektorátu práce hrozí zaměstnavateli pokuta až dovýše 400 tis. Kč, ale i v případě soudního vymáhání mzdy ze strany zaměstnance se zaměstnavatel dostává do důkazní nouze.

Pouhá okolnost, že zaměstnavatel (v rozporu se zákonem) nevede nebo není schopen doložit evidenci pracovní doby (práce přesčas) u jednotlivých zaměstnanců, neznamená, že by práce zaměstnance nad zákonem stanovenou týdenní pracovní dobu ztratila povahu práce přesčas, pokud je schopen doložit oprávněnost svého požadavku jakýmkoliv jiným způsobem.