Excel – usnadněte si práci se zadáváním dat s pomocí dynamického doplňování

Funkce dynamického doplňování je v Excelu k dispozici od verze 2013. Princip jeho funkce je v tom, že umožňuje rozdělit nebo variantně uspořádat data, která jsou shrnuta do společného pole (např. Jméno a příjmení, Jméno firmy a adresa apod.). Tato situace (tj. buňka s obsahem např. Škoda Plzeň 120.000 Kč) často nastává při převzetí většího množství dat z externího zdroje, nebo tam, kde data pořizoval někdo, kdo Excel používal jako „psací stroj“.

I ve starších verzích Excelu toto jde řešit – např. pomocí tlačítka Text do sloupců, nebo tzv. textových funkcí (=ZLEVA() apod.). Dynamické doplňování je ovšem pohodlnější.

Praktický postup

Nejprve si připravíme vzorová data – v nich jsou spojeny jméno, příjmení a osobní číslo do jedné buňky:

snímek obrazovky

Potom si připravíme další sloupce, a do každého zapíšeme jedenkrát tvar, v němž si výstup dynamického doplňování představujeme:

snímek obrazovky

Nyní se kurzorem postavíme na vzorový tvar v prvním sloupci (v našem příkladu tedy do buňky B2), a stiskneme tlačítko Dynamické doplňování na záložce Data v části Datové nástroje (ikona je v naší ukázce vidět jako druhá zprava), nebo pro ještě větší rychlost můžeme stisknout CTRL + E, a celý sloupec jmen se automaticky vyplní podle našeho zdroje.

Totéž budeme opakovat v dalších sloupcích. Na dalším obrázku je stav před stisknutím CTRL + E v posledním sloupci:

snímek obrazovky

Obdobně můžeme různě kombinovat pořadí jména a příjmení apod.

snímek obrazovky

Poznámka:
Pozor na to, že tento nástroj je velmi náchylný na přesnost zápisu ve zdrojové části. Jakmile by někdo občas přehodil ve zdrojové části jméno a příjmení, nebo např. měl v adrese různý počet slov (Plzeň vers. Mladá Boleslav nebo třeba Nové Město nad Metují), nástroj se v podstatě nedá použít, resp. bude dávat velmi zkreslené, až nesmyslné výsledky.