Jak vést průběžné rozhovory a co v nich zjišťovat

Tím, kdy vést adaptační rozhovor a co v něm zjišťovat, se zabývala 2. lekce. Rozhovoru na závěr adaptace se budeme více věnovat ve 4. lekci. V následující kapitole se tedy zaměříme spíše na to, jak a kde vést návazné průběžné rozhovory, na co se v nich ptát i jak dávat zpětnou vazbu, aby byla motivační, nikoliv demotivační.

Jak již bylo dříve řečeno, průběžné rozhovory vede přímý nadřízený ve spolupráci s HR. Jejich formální časový plán neznamená, že v mezidobí s nováčkem vůbec nehovoříme ani se o něj nezajímáme. Stejně jako bychom při běžné personální práci se zaměstnanci měli kombinovat průběžnou zpětnou vazbu s formálním ročním hodnocením, i zde bychom měli spojovat průběžné neformální rozhovory s těmi formalizovanými.

S nováčkem tak průběžně mluvíme o tom, jak se mu daří a zda něco nepotřebuje, v kombinaci s rozhovory cíleně zaměřenými na vyhodnocení dosavadního zapracování a nastavení dalších cílů. Z formalizovaných rozhovorů by také měl vždy vzniknout zápis, abychom se příště měli k čemu vrátit, od čeho se odrazit a současně abychom mohli kontrolovat rozvoj zaměstnance.

V průběžných rozhovorech bychom se po obsahové stránce měli věnovat:

  • zjištění toho, jak se nováčkovi daří, jaké má pocity, jak je spokojený a zda chce ve firmě zůstat;
  • zjištění, jak on sám vnímá své zapracování (co se mu daří a kde vidí své rezervy);
  • zjištění, co by potřeboval pro lepší adaptaci a zapracování;
  • zjištění jeho námětů k provozu;
  • zjištění, jak mu konvenují firemní hodnoty a kultura a co si o nich myslí;
  • předání zpětné vazby (vyhodnocení nastavených cílů) a kompetencí;
  • nastavení dalších kroků (průběžná revize adaptačního plánu);
  • budování vztahu.

Ideální je nechat nejdříve hovořit nováčka, protože tím dáváme najevo, že se o jeho názory i to, jak se má, zajímáme. Také nám to umožní zjistit, nakolik reálný má náhled na svůj výkon a rezervy. A v neposlední řadě obvykle platí, že pokud člověk sám pojmenuje, co mu nejde, je ochotnější své nedostatky přijmout (viz 4. kapitolu).

Adaptační rozhovor bychom měli vést v klidném a bezpečném prostředí, aby se nám podařilo protějšek rozmluvit. Je potřeba zajistit především:

  • klidné místo, kde neruší žádný hluk z provozu ani mobilní telefon;
  • soukromí – místo, které není průchozí, kde nikdo cizí neposlouchá ani nevyrušuje; předpokládá to i přesměrování pevných linek a instruování kolegů, aby vás nerušili, včetně vypnutí hlasité signalizace příchozích e-mailů na PC;
  • dostatečný čas, tj. minimálně 30–60 minut (záleží na druhu rozhovoru) plus časovou rezervu;
  • příjemný prostor;
  • nápoje.

Námět k zamyšlení:

• Místo, kde povedete rozhovor, výrazně ovlivní jeho průběh. Bude-li neútulné, nepříjemné, s nevyhovujícími světelnými podmínkami či teplotou, budou se obě strany snažit mít rozhovor co nejdříve za sebou a uvolnění i rozpovídání toho druhého budou mnohem těžší.

• Pokud vedete coby nadřízený rozhovor ve své kanceláři, je potřeba zvážit, jak prostor vnímají podřízení (zda tam chodí pouze pro kritiku, nebo řešit cokoliv „v pohodě“). Toto vnímání ovlivní přístup podřízeného, ještě než usedne na židli, i jeho následné reakce na sdělované informace.

• V rámci kanceláře je ideální, opustí-li nadřízený své manažerské místo – v ideálním případě rozhovor proběhne u kulatého stolku či alespoň přes okraj stolu. Jeho celkový charakter tak bude více partnerský a vyrovnaný.

• Samozřejmostí jsou stejné židle, které neasociují ničí převahu (pozor na manažerská křesla vs. kancelářské židle).

• Opakovaně zvonící telefon či pípající zprávy působí na protějšek dojmem, že pro vás není dostatečně důležitý buď on, nebo daný rozhovor. Totéž platí pro vibrace. Nehledě na to, že ani vy se nebudete moci soustředit. Souhrnně řečeno: Mobil je dobré vypnout nebo alespoň přesměrovat.

• Pokud víte, že vaši kolegové či podřízení mají tendenci nerespektovat zavřené dveře, vyjasněte si s nimi předem, že si nepřejete, aby vás rušili. Případně na dveře umístěte nápis v duchu „Prosím nerušit, probíhá zde…“.

• Zorganizujte si den tak, abyste nemuseli rozhovor rušit či opakovaně přesouvat – opět to působí dojmem, že pro vás daný jedinec nebo rozhovor není příliš důležitý či prioritní.

• Rozhovor směrujte na dobu, kdy se cítíte „v kondici“ a nejste ve stresu. Pokud ho naplánujete například na ráno, kdy býváte rozespalí a podráždění, bude se podle toho vyvíjet – stejně jako v pátek odpoledne, kdy už budete vy či zaměstnanec spěchat domů.

• Rozhovor je součástí pracovní doby, tudíž je nutné jej sladit i s provozem ve výrobě a zajistit zastupitelnost, nikoliv ho konat po pracovní době.

Formální adaptační rozhovor by měl mít jasnou strukturu:

V úvodu musí zaznít, jak bude rozhovor probíhat, jak dlouho potrvá, co bude jeho obsahem a cílem. Je třeba jasně určit role účastníků (zda se může podřízený ptát, kdy a jak má reagovat apod.) a uvést, co se má stát výstupem. V této fázi je důležité nastavit přátelskou a vstřícnou atmosféru. Samozřejmost proto představuje nabídnutí nápoje a malý „small talk“. Úvod rozhodne, zda se druhý otevře, nebo bude rozhovor vnímat jen jako „pohovor“, kdy si má mlčky vyslechnout své hodnocení.

V průběhu rozhovoru bychom měli srozumitelně a jasně sdělovat to, co je potřeba, s prostorem pro dotazy a vyjádření druhé strany i s ověřením pochopení. Sdělované informace je nutné shrnovat a rekapitulovat. Obsah se bude lišit podle toho, co chceme s nováčkem probrat. Rozhovor by se měl zaměřit nejen na předání informací a vyhodnocení, jak se zaměstnanec zapracovává, ale i na budování vztahu s ním a podporu, případně na získání informací (náměty k provozu, …). Pokud jsme v minulém rozhovoru nastavili plán a opatření, je potřeba je vyhodnotit dříve, než půjdeme dál.

Na závěr bychom měli shrnout vše podstatné, domluvit se na následných krocích a poděkovat zaměstnanci za jeho otevřenost a práci (pokud je to namístě). Existují-li ve výkonech nováčka výrazné rezervy, měli bychom se domluvit na opatřeních a jasně vyjádřit, že je potřeba na daných věcech zapracovat – samozřejmě bez vyhrožování.

Rozhovor by z hlediska způsobu vedení měl být:

  • oboustranný;
  • partnerský (nikoliv vedený direktivně z pozice nadřazenosti);
  • motivační (cílem je posun i zlepšení a spokojenost obou stran);
  • bezpečný (prostor pro otevřenou komunikaci bez negativních dopadů a strachu);
  • respektující (tj. neurážející a naslouchající);
  • věcný a srozumitelný

Námět k zamyšlení:

Chcete-li něco zjistit, vyměňte raději uzavřené otázky za otevřené:

• na uzavřenou otázku lze odpovědět ano/ne („Jste konfliktní?“„Jste tu spokojený?“);

• otevřená otázka vyžaduje obsáhlejší odpověď („Jaký jste?“„Jak jste na tom při řešení konfliktů s kolegy?“„Co je pro vás důležité a jak řešíte případné spory?“„S čím jste spokojený a co jste si představoval jinak?“„Do jaké míry jste spokojený?“).