Jak vést školní dokumentaci

Není třeba se lekat dopředu, v jednotlivých školách existují různé prováděcí předpisy, které jsou vedeny tímto mottem: „Veškerá úřední dokumentace musí být vedena s náležitou péčí, přesně, úhledně, záznamy doplňovány průběžně a včas.“

Pro třídní učitele zpravidla platí, že vedou a zpracovávají následující dokumentaci:

  • třídní kniha – zápis probraného učiva, absence,
  • třídní výkazy, katalogové listy, přehled klasifikace, vysvědčení, žákovské knížky,
  • podklady pro pedagogickou radu,
  • dokumentace pro přechod na jinou školu,
  • zprávy o žákovi pro pedagogicko-psychologickou poradnu, Policii ČR, sociální odbor,
  • stanoviska ke stížnostem týkající se žáků ve třídě.

Třídní kniha

Za vedení a správnost třídních knih odpovídá třídní učitel. Na začátku roku je to on, kdo vyplní první a druhou stranu třídní knihy. Jednotliví vyučující doplní volitelné a nepovinné předměty, popřípadě zájmové útvary.

Předměty v třídní knize by měly odpovídat třídnímu výkazu příslušného ročníku. Co se týče seznamu žáků, ten je v třídní knize vyplněn abecedně. Třídní učitel do třídní knihy zaznamenává také dny prázdnin a státních svátků. U těchto řádků se zároveň dle zvyku proškrtává sloupec pro absenci.

Poučení o bezpečnosti – BOZP a PO

Zpravidla na začátku roku provádí třídní učitel poučení o bezpečnosti. Poučení se zapíše do samostatné části na konci třídní knihy. Protože musí být poučeni všichni žáci, v případě absence musí být chybějící poučeni v novém termínu. Ten je také doplněn do třídní knihy.

Třídní výkaz a katalogový list

Třídní výkaz vede a záznamy v něm provádí třídní učitel. Záznamy v třídním výkazu musí obsahovat řádně vyplněné následující části:

  • třídní výkaz pro střední školu,
  • přehled o žácích,
  • stav žáků,
  • dvojlist žáka.

Za úplnost katalogového listu, správnost a aktualizaci údajů odpovídá třídní učitel.

Třídní učitel zodpovídá také za kompletaci všech tištěných materiálů (např. katalogové listy všech žáků). Dále zaznamenává veškerá výchovná opatření – pochvaly i opatření k posílení kázně. Dalším dokumentem, který se zaznamenává, jsou změny týkající se žáka, např. pedagogicko-psychologické vyšetření, zpráva pro sociálního kurátora, zpráva pro Policii ČR.

Omluvné listy, předběžné klasifikační archy

Třídní učitel dbá, aby měl žák každou nepřítomnost řádně doloženou v omluvném listu (s výjimkou školních akcí). Potvrzení školního lékaře vyžaduje pouze v odůvodněných případech.
V případě pochybností při omlouvání žáků neprodleně kontaktuje rodiče a informuje ředitele školy.

Návrhy klasifikace

Třídní učitel zabezpečí, aby vyučující příslušných předmětů vždy v 1. a 3. čtvrtletí doplnili návrhy klasifikace, třídní učitel podle závěrů pedagogické rady zapíše pochvaly a výchovná opatření. Tyto záznamy v žákovské knížce se musí shodovat se zápisy z pedagogických rad a záznamy v katalogových listech žáků. V rámci urychlení pracovního procesu spojeného s klasifikačními archy rozesílá zástupce ředitele elektronickou podobou seznamy žáků jednotlivým vyučujícím, kteří je zpět zasílají vyplněné do určitého data v agregované podobě, určené pro tvorbu individuálních klasifikačních archů, které jsou elektronicky zaslány rodičům nejméně 4 dny před konáním třídních schůzek.

Souhrn důležitých informací:

  • Změna zápisu v úředních dokumentech vymazáváním, vyškrabáváním či použitím chemických prostředků je zakázána.
  • Opravy lze provádět pouze škrtnutím chybného zápisu (při zachování jeho čitelnosti).
  • Oprava se zapíše do poznámek s datem, jasným a stručným vysvětlením a podpisem opravujícího.
  • Na vysvědčení je provádění jakýchkoliv oprav nepřípustné.
  • Úřední záznamy se opatřují vlastnoručním podpisem.
  • Podpisy na úředních listinách, v úředních knihách i v korespondenci musí být čitelné.
  • Třídní knihy jsou uloženy na obvyklém místě ve třídě, důležitá je dosažitelnost při suplování. Za třídní knihy zodpovídá za třídní učitel.
  • Třídní kniha podléhá archivaci S10.