Perfekte Geschäfts-E-Mails schreiben und beantworten

Der elektronische Brief ist in der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Für geschäftliche E-Mails gelten grundsätzlich die gleichen Vorschriften wie für Geschäftsbriefe.

Der richtige Aufbau einer E-Mail

In jede E-Mail für den Geschäftsverkehr gehören zumindest der Empfänger Ihrer E-Mail, der Betreff, die Anrede und der Absender.

Als Betreff schreiben Sie eine möglichst kurze Zusammenfassung oder eine aussagekräftige Bezeichnung für den Inhalt. Aus der Betreffzeile sollte der Empfänger sofort entnehmen können, worum es sich in der E-Mail handelt.

Beispiel

Ihre Anfrage vom 12. 2. 2015

Eine zu kurze Betreffzeile kann unter Umständen als Spam identifiziert werden.

Beispiel

Anfrage, Arbeit, Angebot

Nach mehreren Hin und Her kann es vorkommen, dass der Betreff sich auf Re: Re: Fwd: Re: Aw: Aw: Re: Ihre Anfrage vom 12. 2. 2015 … erweitert. Ist der Betreff zu lang, entfernen Sie einen Teil.

Die richtige und vollständige Anrede ist ebenso wichtig wie der Betreff der E-Mail.

Bei der ersten Kontaktaufnahme ist es üblich Sehr geehrter Herr Schubert oder Sehr geehrte Frau Schubert zu schreiben. Wenn man schon einige E-Mails ausgetauscht hat, darf auch das informellere Guten Tag Herr Schuster oder Hallo Frau Schuster verwendet werden.

Bei einer E-Mail, die Sie an bis zu drei Personen schicken wollen, empfiehlt sich die persönliche Ansprache aller Adressaten. Die Reihenfolge der Ansprache gestalten Sie hierarchisch, Damen vor Herren.

Beispiel

Sehr geehrte Frau Dr. Braun, sehr geehrter Professor Koch, sehr geehrter Herr Werner

Bei der ersten Kontaktaufnahme verwenden Sie die Verabschiedung Viele Grüße, Freundliche Grüße, Herzliche Grüße, Mit besten Grüßen.

Am Ende jeder E-Mail sollten die Kontaktdaten als definierter Standardtext stehen.

E-Mail-Signatur

Geschäftliche E-Mails werden als Geschäftsbriefe angesehen, deshalb gelten für ihre Signaturen dieselben Auflagen wie für die geschäftliche Korrespondenz auf Papier. Somit muss auch die Mail-Signatur von eingetragenen Unternehmen folgende aktuelle Angaben enthalten:

Beispiel für Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Unternehmensname, Rechtsform

Vattafall GmbH

Sitz, Anschrift

Alt-Moabit 84
105 59 Berlin

Telefon- / Faxnummer

030 81 81 32 / 030 81 81 32

E-Mail

info@vattafall.de

Internetseite

www.vattafall.de

Registergericht und Handelsregisternummer

HRB 134058 B, Amtsgericht Berlin-Charlottenburg

Geschäftsführung, Name und Position im Unternehmen

Norbert Falk, Vorsitzender

Was sollte man in Geschäfts-E-Mails vermeiden

  • Die Ansprache in der E-Mail Hallo oder Hallo zusammen verwenden Sie nur, wenn ein freundschaftliches Verhältnis besteht.
  • Versenden Sie nie eine E-Mail ohne Betreff.
  • Nutzen Sie keine Smileys.
  • Vermeiden Sie lange Sätze und zu viele Zeilen. Versuchen Sie möglichst oft die Aktiv-Form zu verwenden.
  • Die Abschiedsformel sollte ebenso wie die Begrüßung stilistisch passend ausfallen.
    Ein einfaches Tschüss gilt als unhöflich.
  • Verwenden Sie keine Internet-Abkürzungen wie: lol (laut lachen), lg (liebe Grüße), thx (danke).

Jetzt wissen Sie schon, wie man Geschäfts-E-Mails schreiben soll. Probieren Sie Ihrem Geschäftspartner eine E-Mail zu schreiben.

Senden

 

An…

(Empfänger)

 

 

 

 

 

 

 

Cc…

(Personen, die mit informiert werden sollen)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Betreff:

Ihre Anfrage vom 12. 2. 20…

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Angefügt:

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