Деловая корреспонденция в русскоязычной среде

Российский стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации»

Данный стандарт устанавливает общие правила и единый порядок документирования и организации работы с документами, а также состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов.

 

Новые российские реквизиты:

  • ОГРН – основной государственный регистрационный знак (порядковый номер реквизита – 05)
  • ИНН / КПП – идентификационный номер налогоплательщика / код постановки на учет (порядковый номер реквизита – 06)
  • запись о дате – пишется словесно-цифровым способом в случае, кода день месяца состоит из одной цифры (в данном случае перед ней ставится «0»: 05 июня 2000 года)


Оформление деловой переписки в русскоязычной сфере

Абзацы текстов официального письма отделяются друг от друга интервалом. Притом все они начинаются одновременно с левого поля страницы.

Структура письма

  • заголовок (логотип, название компании)
  • адрес (получатель и адресат)
  • ссылки (дата, регистрационные номера)
  • указание на содержание письма (предмет, вещь, дело, касательно…)
  • собственно текст (обращение, вводная часть, основная часть, заключение)
  • подпись
  • приложение
  • дополнения

Реквизиты деловой документации в Российской Федерации

  • Государственный герб РФ
  • Герб субъекта РФ
  • Эмблема организации или товарный знак (отражает направление деятельности компании)
  • Код организации (ОКПО)*
  • Код формы документа (ОКУД)*
  • Название организации
  • Справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, факса, счета в банке, адрес электронной почты и др.)
  • Дата документа
  • Регистрационный номер документа (1. Индекс структурного подразделения, 2. Индекс корреспондента, 3. Порядковый номер документа)
  • Ссылка на регистрационный номер и дату документа
  • Адресат (сначала указывается название компании, потом ее почтовый адрес – в именительном падеже, должность – в дательном апдеже)
  • Заголовок к тексту
  • Текст документа

Вступительное обращение:

  • Уважаемая г-жа или г-н + фамилия
  • Уважаемая/-ый + имя, отчество
  • Уважаемые господа/коллеги

Вводная часть письма:

  • причина или цель написания письма 

Заключительная часть письма:

  • просьба
  • заключения (выводы)
  • предложения

рекомендации и др

  • Отметка о наличии приложения
  • Идентификатор электронной копии документа
  • Резолюция
  • Отметка о контроле
  • Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
  • Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)

Примечания

ОКПО – Общероссийский классификатор предприятий и организаций

ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации

Справочные данные об организации:

  • почтовый адрес
  • номер телефона
  • другие сведения (факс, телекс, счет в банке, адрес эл. почты и др.)

 

Реквизиты адреса: Образец

Компания «РОССТУРИЗМ»

ул. Ленина, д. 28

г. Пермь, 117450

Россия


Правильное оформление адреса на конверте

  • Название страны/государства
  • Почтовый индекс
  • Название населенного пункта
  • Название улицы (бульвара, проспекта, площади, переулка и др.)
  • Номер дома (здания, корпуса, офиса, квартиры, кабинета)
  • Название компании (фирмы, предприятия, общества, организации и др. – в именительном падеже)
  • ФИО адресата (в дательном падеже)


Особенности деловой переписки/корреспонденции

Правописание названий должностей

  • с прописной буквы: высшие должности Российской Федерации – Президент Российской Федерации
  • со строчной буквы: остальные должности – президент Академии наук, звания и ученые степени за границей в международных компаниях (организациях): королева Англии, президент Америки и др.

 

Сокращение терминов, названий компаний, известных правовых актов, названий законов, обозначений в текстр и др.

 

Внимание! Для стиля деловой корреспонденции в русскоязычной бизнес-среде характерно:

  • не используется местоимение «мы» в устойчивых выражениях в начале предложения: подтверждаем получение…, считаем необходимым сообщить Вам, что…
  • частое использование деепричастий: ссылаясь на достигнутое ранее соглашение…, учитывая вышеизложенное, просим сообщить о…
  • написание личных и притяжательных местоимений с большой буквы: в ответ на Ваш факс сообщаем, что…, приглашаем Вас и Ваших сотрудников на конференцию…
  • при ссылке на дату используем предлог «от»: от11 января, факс от 9 сентября


Образцы деловых писем

Письмо-подтверждение

 содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т. п.) о том, что ранее составленный документ или достигнутая договоренность остается в силе. Письмо может подтверждать готовность к совершению ранее согласованных действий, какой-либо факт, действие и т.п.

Письма-подтверждения начинаются со слов:

С благодарностью подтверждаем…; С удовлетворением подтверждаем…; Настоящим письмом подтверждаем…; В подтверждение…; Сообщаем, что нами получены…; Направляем Вам в подтверждение…; В подтверждение направляем в ваш адрес…; Подтверждаем получение Вашего заказа…)

Данный вид писем отличается конкретностью и лаконичностью изложения.

Формулировки, используемые в письмах-подтверждениях:

– Подтверждаем условия поставки партии телевизоров…

– Сообщаем, что переданные… нами получены

– … мы только что получили.

– Организация не возражает против совместного строительства… и др.

ИНСТИТУТ                                                                                         Директору завода

«Точмеханика»                                                                                    оптических приборов

(справочные данные организации)                                                    Константинову А.Ф.

30. 05.2004 87-30

На № 0524/141 от 24. 05. 2000

 

                                       Уважаемый господин Константинов!

    С благодарностью подтверждаем получение оборудования для лаборатории. Специалисты по установке и наладке должны прибыть в институт 8 июня 2004 г.

С уважением,

Директор института                         

Подпись                                     

С.Г. Стрехов

Письмо-напоминание

содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Эта разновидность писем начинается словом «Напоминаем…»:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 74 / 16 от 16. 01. 2005 Вы должны завершить разработку проектных документов на реконструкцию спортивного комплекса до 16. 06. 2005 Просим Вас сообщить о состоянии проекта.

Напоминаем, что срок аренды земельного участка истекает 15. 09. 2003. Просим ускорить ответ на № 11-02/134 от 14.04.2000 «О подготовке…»

Ростов-на- Дону

                                                       ОАО «ФОРТУНА» 

       

        Д. 23, ул. Тельмана

         Ростов-на-Дону, 344010 тел. 238-56-89

         _____________________________________________________

 

        15 июня 2005 г. № 05-12/132                   На № _ _ _ _ _ _от_ _ _

                                                                            ООО «Веста»

                                                                            Директору

                                                                             г-ну В.А. Красовскому

        О сроках по договору №                           д. 34 пр. Ворошиловский

                                                                             Г. Ростов-на-Дону

         _ _ _ _ _ _ _ __ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

         _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

                                           

Уважаемый г-н Красовский В.А.

 

     Напоминаем Вам, что согласно договору № _______        Ваша фирма должна закончить работы по ……………………………..к 12. 06. 2005.

     Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 15. 08. 2005. В противном случае будем вынуждены подать в арбитражный суд.

      

Приложение:

       1. Копия договора на 2 л. 1 экз.

       2. Календарный план работы на 3 л. 1 экз.

 

        С глубоким уважением

 

        Директор                                                                           Н.Н. Старовойтова

        …………………………………………………………………………………

        …………………………………………………………………………………

        Суворова Нина Алексеевна

        234-45-77

        АР 21. 08. 99       

Письмо-претензия (рекламация)

обычно посылают предприятия-покупатели в адрес недобросовестной организации-поставщика. В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.

Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.

Стандартные формулировки, используемые при составлении писем-пр

Поставка была произведена Вашей стороной:

…несвоевременно…

…с опозданием на… недели…

Мы не получили от Вас сведений относительно:

…сроков поставки…

…условий доставки продукции…

…комплектации изделий…

…наличия запасных частей к двигателям, которые должны поступить в наш адрес…

Рекламационный акт прилагается…

Акт осмотра продукции высылается…

Заключение экспертизы направлено в Ваш адрес…

Мы намерены просить Вас …

Мы намерены потребовать:

… заменить дефектный двигатель новым;

… выслать недостающие детали;

В случае уклонения от решения вопросов, отраженных в рекламации:

…мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж…

…мы будем вынуждены передать дело в суд…

…мы дадим соответствующие указания нашему региональному представителю…

штамп бланка                                     Мебельная фабрика

 

Отдел сбыта                                                                       453762, г. Нижнекамск

                                                                                             Ул. Гагарина 45

16. 05. 07. № 43-08/21

На №   от

 

      По заключенному договору от 25.03. 2005 г. Вы были обязаны поставить в 1 квартале 2003 г. мебельной фурнитуры на общую сумму 10 000 руб. Фактически ее сдано на сумму 5 000 руб.

     Согласно п.2 договора, за недопоставку продукции уплачивается неустойка в размере 2 % суммы недопоставки, т.е. 100 руб.

    

Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж.

 

      Заместитель директора                                 Подпись                   И.Л. Федоров

Письмо-приглашение

предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Оно может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В таких письмах раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Обычно текст приглашения начинается со слова «Приглашаем…».

Формулировки, используемые в письмах-приглашенях:

Направляем Вам приглашение на…конференцию по вопросам…

Приглашаем Вас…принять участие в…

Позвольте пригласить Вас… на: церемонию открытия…, банкет, открытие выставки, премьеру, церемонию… и т. д.

Просим Вас принять участие… в официальной церемонии открытия (закрытия)…

Ваше предполагаемое участие… вызывает большой интерес

Просим подтвердить участие…до…

ЦНИИТМ

22 декабря 2005г. № 17-03/152

                                                                                 ОАО «Метраком»

                                                                                 Генеральному директору

                                                                                 Г-ну А.В.Козельскому

 

 Господа,

 

    Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта реконструкции

производственных мастерских, которое состоится 18 апреля 2005 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института.

 

    Если Ваши представители не смогут принять участие в обсуждении проекта, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: оф. 143, д. 14, пер. Марксистский, Москва, 324563.

 

   С уважением,

   Председатель

   ученого совета института                                                                             П.Н. Павлов

   Секретарь ученого совета                                                                             А.Д. Руханов

 

   Малеев Николай Алексеевич

   тел. (495) 234-74-62

Информационное письмо

сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируется деятельность каких-либо организаций, выпускаемая продукция, издаваемая литература.

Штамп бланка                                                                     Директору ресторана «Якорь»

                                                                                              Свиридову В.П.

                                                                                              165845, Санкт-Петербург

                                                                                              ул. Приморская, 45

 

17. 07. 2006                        №35/02

 

                                         Уважаемый господин Свиридов!

    Мы рады, что Вы сочли возможным откликнуться на наше предыдущее письмо. Мы рассматриваем это как проявление Вашей заинтересованности к тем услугам, которые наше предприятие может Вам предоставить.

    Настоящее информационное письмо имеет целью подробнее ознакомить Вас с содержанием этих услуг и стандартными условиями их предоставления.

    Обращаем Ваше внимание на то, что наше предприятие выполняет работы по ремоту, реконструкции и модернизации объектов различного назначения свыше 10 лет и имеет положительные отзывы о своей деятельности.

    В числе наших клиентов магазин «Северная Венеция», кинотеатр «Буревестник», ресторан Красный мак» и другие объекты.

    Перечень услуг, а также условия их предоставления заказчикам представлены в нашем информационном проспекте, который прилагается к настоящему письму.

    Просим вас ознакомиться с содержанием брошюры и сообщить нам о своих намерениях в отношении возможного сотрудничества.

    Приложение: информационный проспект (брошюра) на 20 листах.

 

 С уважением, 

 Главный инженер

ООО «Новый стиль»                                                             П.С. Тихомиров

Письмо-просьба

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим…»), от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, руководство, администрация, совет трудового коллектива, фирма… просит…»). Наконец, письмо может быть написано от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением («дирекция и совет трудового коллектива организации…»)

Регистрационный штамп бланка                                       Генеральному директору

                                                                                 ООО «Хозяюшка»

                                                                                               А.Н. Потоцкому

 

                                            Уважаемый господин Потоцкий!

 

    Руководство нашей компании проявило большой интерес к продукции Вашего предприятия, ознакомившись с ее образцами в ходе региональной выставки «Промышленность ЮФО-2005».

    Особое впечатление в представленной Вами экспозиции произвели ковровые покрытия и светильники.

    В связи с тем, что наше предприятие предполагает приобрести ковровые покрытия и светильники, представленные Вашим предприятием, прошу направить в наш адрес 2 экземпляра каталога Вашей продукции.

 

С уважением,

заместитель директора

по маркетингу ОАО «Вектор»                                                                 В.Н. Николаенко

Ответ на письмо-просьбу

Регистрационный штамп бланка                                         Директору ОАО «Вектор»

                                                                                                 Ю.К. Гороховой

                                                                                                 Копия

                                                                                                 заместителю директора

                                                                                                 по маркетингу

                                                                                                 В.Н. Николаенко

 

Уважаемая госпожа Горохова!

    В соответствии с Вашей просьбой высылаю 2 экземпляра каталога продукции нашего завода. Буду рад, если это послужит дальнейшим взаимовыгодным контактам между нашими предприятиями.

    Приложение, каталог продукции предприятия на 205 год, экз. №№ 1, 2 только адресату.

 

  С уважением

   Директор ООО                                                                                               А.Н. Потоцкий

Письмо-запрос

коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу,

импортера к экспортеру и т.д. с просьбами дать подробную информацию о товарах или услугах, а также направить предложение на поставку товара.

Стандартные формулировки, используемые в письмах-запросах:

Руководство организации вынужденно обратиться к Вам с запросом о…,

Направляем запрос о…,

Мы вынуждены запросить у Вас следующую информацию…

Обстоятельства вынуждают нас направить в Ваш адрес запрос о…

                           Министерство транспорта Российской Федерации

      Производственное объединение пассажирского автомобильного транспорта

                                              «Т Р А Н С А В Т О»

                                С а м а р с к о е    п а с с а ж и р с к о е  

                      а в т о т р а н с п о р т н о е    п р е д п р и я т и е 

 

              д. 25, пр. Кирова,

              г. Самара, 448767

               тел. (7685) 57-48-87

                                                                                                                ОАО «Вита»

                                                                                                                Генеральному директору

                                                                                                                Г-ну А.В. Кузнецову

              20. 09. 2005 № 236

              О продаже счетчика «Водомер-5»

 

                                      Уважаемый г-н генеральный директор!

 

               Просим Вас продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик «Водомер-5» для измерения расхода холодной питьевой воды в количестве 45 комплектов.

Письмо-предложение (оферта)

Оферту можно начать с упоминания о давних партнерских взаимоотношениях с адресатом (если таковые имеются), о безупречной репутации вашей фирмы, работающей с известными клиентами и т.п., а затем сделать конкретное предложение.

Формулировки, используемые в письме-оферте:

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью предлагаем Вам осуществить поставку…

Оплату предлагается произвести наличными (путем перечисления, через инкассо и т.п.).

В счет взаимных поставок предлагаем Вам приобрести у нашего предприятия…

Предлагается… следующая продукция (следующие услуги, следующие товары)…

Неформальная деловая корреспонденция

В неформальной деловой переписке нередко используются односложные слова и сокращения: таким образом достигается впечатление теплоты, близкого знакомства и взаимной симпатии. Прилагательные «добросердечный», «отзывчивый», «прекрасный»,

«изумительный» и т. д. вполне допустимы. Они демонстрируют тот факт, насколько автор письме объективен или субъективен. Правила ведения деловой переписки не предполагают обращения на «ты», даже если мейл готовится для ближайшего знакомого.

Приглашения и поздравления

Образцы писем

Генеральному директору

компании «ЛЕКОМ ЛЕДОС»

г-ну Павелу Новаку

г. Пльзень

г. Кемерово, 25 декабря 2013 года

Уважаемый господин Новак!

Разрешите мне от себя лично и от имени всей нашей компании поздравить Вас и всех сотрудников Вашей компании с Рождеством и Новым годом и пожелать всем вам успехов в работе, удачи и багополучия в жизни. Я лично и все наши сотрудники выражают уверенность в том, что дальнейшее сотрудничество между нашими компаниями будет успешно продолжаться и развиваться.

 

 С уважением

Андрей Иванов, генеральный директор компании «ИВАНОВ И СЫНОВЬЯ»   

Приглашение

Уважаемый Андрей Алексеевич!

 

В ответ на Ваше электронное письмо от 10 ноября сего года подтверждаю получение Вашего приглашения принять участие в аукционе.

К сожалению, из-за неотложных дел, связанными с моей профессиональной деятельностью, в период проведения аукциона я не смогу лично принять в нем участие. Но нас очень заинтересовала программа аукциона и поэтому в ауционе примут участие сотрудники нашей компании Карел Паржизек и Томаш Кейла. День и время их приезды Вам сообщу в ближайшее время. Спасибо за понимание и еще раз благодарю Вас за приглашение.

 

С уважением

Павел Новак

Генеральный директор компании «ИВАНОВ И СЫНОВЬЯ»