Koho do onboardingu zapojit a jak

Při zvažování, koho k onboardingu „využít“ (neboli koho zapojit), byste měli především vzít v potaz, zda se daný člověk k zaučení v rámci adaptace hodí, i to, že by situaci opravdu neměl brát jako „využití“. V onboardingu by měl vidět přínos a vnímat jeho důležitost. Je podstatné si uvědomit, že právě s těmito osobami je nováček intenzivně v kontaktu, ovlivňují jeho postoje a podle nich si utváří obraz o firmě.

K onboardingu se nehodí zaměstnanci, kteří:

  •   jej nechtějí dělat a nevidí v něm smysl (přínos);
  •   nestíhají svou práci a budou brát zaučování jako přítěž a zdržování od svých pracovních povinností;
  •   dané práci nerozumějí a sami jsou v ní hodnoceni jako nevyhovující či s velkými rezervami (při zaučení na náplň práce);
  •   neradi komunikují s druhými lidmi a mají v komunikaci výrazné rezervy;
  •   mají vůči firmě, nadřízenému či týmu negativní postoj (pozor na odcházející zaměstnance – vždy zvažujte, zda se k dané roli hodí, přestože nemáte nikoho jiného, kdo by náplni práce rozuměl);
  •   mají výrazné rezervy v sociální a vztahové inteligenci a lidé je „moc nemusejí“ (neumějí naslouchat a nezajímá je názor druhých ani jejich pocity, jsou necitliví a nedokážou poskytnout podporu, degradují a urážejí ostatní);
  •   nemají žádnou autoritu druhých a lidé je nevnímají jako odborníky ve svém oboru;
  •   jsou demotivovaní a nespokojení, případně ke všemu zaujímají a priori negativní postoj;
  •   nedokážou věci podat srozumitelně, jasně a jednoduše a vše si zorganizovat.

Ideálně byste měli zaměstnancům, kteří se věnují adaptaci nového kolegy, přeskupit náplň práce tak, aby měli na onboarding dost času. Současně je důležité zvážit, nakolik se adaptační proces stává aktuální součástí jejich práce či zda jde nad její rámec – a měli by za něj dostat odměnu.

V rámci dlouhodobého podstavu zaměstnanců je velmi problematické sladit provoz s kvalitní adaptací nových pracovníků a je důležité řešit buď podstav, či změny v organizaci práce.

Na onboardingu jednoho zaměstnance se má zároveň podílet více lidí – zástupce HR, přímý nadřízený, některý z kolegů, který ho zaučuje na pozici (příp. někdo další). Jejich fungování vyžaduje soulad, vzájemnou komunikaci a formální nastavení adaptačního procesu. Kombinace více osob zároveň zajišťuje větší objektivitu hodnocení i to, že pokud s někým z nich spolupráce a komunikace vázne, může to kompenzovat někdo jiný, případně existuje někdo, komu se nováček může svěřit. Popsané situace často patří k těm, kdy můžete mít kvalitního člověka, který pouze neladí s nadřízeným a týmem, ale mohli byste ho velmi dobře využít jinde v rámci firmy.

Ideální je stav, kdy konkrétnímu nováčkovi můžete vybrat člověka, jenž mu vyhovuje po odborné i osobnostní stránce, což ovšem v praxi představuje v podstatě utopii. Jednodušší je naučit stávající osoby zapojené do onboardingu pracovat s nováčky tak, jak potřebujete.

Kdo by se tedy měl na onboardingu určitě podílet?

  •   zástupce HR – nastavuje proces, je nováčkovi k dispozici jako nezávislý mediátor, vede průběžné hodnotící rozhovory společně s ostatními, zastřešuje celý onboarding, na základě pozorování zvažuje, zda má zaměstnanec zůstat ve firmě po ukončení zkušební doby a jak s ním dále pracovat (kariérně, motivačně, platově, v čem ho vzdělávat), kontroluje kvalitu práce ostatních členů „tandemu“ a koordinuje je, ošetřuje zejména „soft“ aspekty (spokojenost, motivaci, obavy, vztahy, …);
  •  přímý nadřízený – měl by mít nejlepší informace z „terénu“, pravidelně s nováčkem komunikuje, dává mu zpětnou vazbu na odvedený výkon i zapracování, včetně začlenění do firmy a kolektivu, zadává úkoly a vyhodnocuje je, sleduje „hard“ aspekty (výkon, využití odbornosti, výsledek, …), což neznamená, že nesleduje i „soft“ aspekty, kontroluje, jak tým nováčka přijímá a zda si „sednou“, vnímá, jak ho zapracovává ten, kdo jej má na starosti;
  •  osoba zodpovědná za odborné zapracování (do náplně a výkonu práce) – obvykle někdo z týmu na stejné pozici, nejčastěji ten, po němž nováček práci přejímá.

Kdo by se ještě mohl na onboardingu podílet:

  • celý tým, do něhož nováček patří;
  • náhradník za toho, kdo jej odborně zaučuje (pokud by byl nemocný či jinak „vypadl“);
  • firemní psycholog a kouč (pokud existuje a je-li to v náplni jeho práce);
  • vybrané osoby z ostatních oddělení a různých specializací, které jsou za každé větší oddělení a specializaci danému člověku k dispozici coby „rádci“ (pokud by je potřeboval);
  • všichni, kdo se podílejí na rotaci zaměstnance (pokud se využívá);
  • všichni z osobního okolí zaměstnance, kteří mohou napomoci jeho integraci (rodina, blízcí, ošetřující personál apod. – u vybraných kategorií potenciálně rizikových osob).

A vždy se na onboardingu samozřejmě musí aktivně podílet i ten, koho se týká, neboli daný zaměstnanec.