Nejčastější pochybení škol při jednotlivých typech doručování

1. Datová schránka

  • Škola je povinna jako orgán veřejné moci pravidelně vybírat datovou schránku.

DŮLEŽITÉ: Při doručování dokumentů do datové schránky školy platí:
okamžik dodání datové zprávy = okamžik doručení

což může být i v noci, o víkendu nebo ve svátek.

  • Škola je povinna doručovat do datové schránky, pokud ji má adresát zřízenou a zpřístupněnou. Představuje to velkou časovou zátěž zejména v případě přijímacího řízení, kdy škola musí v okamžiku doručování dokumentů, kterých jsou v tomto období desítky až stovky, zjišťovat existenci datové schránky adresáta. Proto to školy často nedělají a spoléhají na to, že se jako orgány veřejné moci, na rozdíl od jiných typů datových schránek, nedopouštějí přestupku, za který by jim hrozila pokuta.
  • Školy také zapomínají posílat dokumenty datovou schránkou ve výstupních datových formátech,v případě textových dokumentů je to PDF/A, aby si adresát mohl případně nechat udělat autorizovanou konverzi dokumentu (viz dále).
  • Školy často nemají jasno v používání elektronického podpisu při komunikaci datovou schránkou. Obecně není podpis potřeba, ale existují případy, většinou v souladu s právním předpisem (například správní řád), kdy je nutný.

2. Pošta

Při odesílání dokumentu poštou je třeba si uvědomit, zda je nutné mít doručení potvrzeno.

PŘÍKLAD: Při posílání rozhodnutí o nepřijetí poštou je nutné ho posílat do vlastních rukou (obálka s modrým nebo červeným pruhem), aby se škole vrátila zpět dodejka s informací o termínu doručení adresátovi.

3. E-mail

Při příjmu/odesílání dokumentu e-mailemje rozhodující obsah dokumentu.

DŮLEŽITÉ: Jedná-li se o úřední podání (například žádost o přijetí ke vzdělávání) nebo úřední odeslání (například rozhodnutí o nepřijetí), musí být dokument podepsán elektronicky.

4. Osobně

Je vhodné mít ve škole nastaveny úřední hodiny podatelny, ve kterých může kdokoli učinit úřední podání. Při osobním předávání dokumentů je nutné si převzetí nechat podepsat na dokumentu, který zůstává ve škole (například jeden ze stejnopisů prvopisu rozhodnutí).