Ochrana osobních údajů v dokumentech

Školy a školská zařízení (dále jen školy) při výkonu své činnosti pracují s velkým množstvím dokumentů, z nichž mnohé obsahují osobní údaje uchazečů o vzdělávání, stávajících dětí, žáků, studentů ve školách, zákonných zástupců, ale i zaměstnanců školy, které podléhají ochraně podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR) (dále jen Nařízení EP), a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Důraz je kladen na zabezpečení osobních údajů a kontrolu procesů, při kterých k manipulaci s osobními údaji dochází, a zároveň také na zvýšení zodpovědnosti subjektů pracujících s tímto druhem dat.

DŮLEŽITÉ: Ačkoliv již od roku 2000 existoval v České republice zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, mnoho škol si až po vydání Nařízení EP začalo uvědomovat, že chránit osobní data smysl má a že nedodržení této povinnosti může být postihováno vysokými pokutami.

Tento zákon byl zrušen Nařízením EP dne 24. 4. 2019 a ke stejnému dni nabyl účinnosti nový národní zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, tzv. adaptační zákon, který upravuje v souladu s Nařízením EP některé oblasti specificky pro Českou republiku.

Kdy je nutný souhlas se zpracováním osobních údajů

Ochrana osobních údajů (informace o fyzické osobě, které ji řádně identifikují) se týká mnoha dokumentů, jež škola vede již od počátku zahájení vzdělávání dítěte/žáka/studenta v dané škole.

PŘÍKLAD: Typickým příkladem nakládání s osobními údaji je přijímací řízení a prvním dokumentem je přihláška ke vzdělávání, kdy se škola při jejím doručení poprvé setká s osobními údaji uchazeče.

Škola jakožto správce získává a následně zpracovává osobní údaje.

SPRÁVCE – ZPRACOVATEL – POVĚŘENEC

Správce může zpracováním osobních údajů pověřit jinou osobu, která se stává zpracovatelem.

Školy patří mezi instituce, které mají povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů jako osobu zapojenou do všech záležitostí, které se ochrany osobních údajů v dané organizaci týkají.

Z pohledu archivnictví a spisové služby se ochrana osobních údajů týká zejména:

  • manipulace s dokumenty,

DŮLEŽITÉ: Přístup k dokumentům mohou mít pouze oprávněné osoby (automaticky ředitel školy a další osoby, které mají oprávnění pracovat s danými dokumenty a podepsaly mlčenlivost).

  • ukládání dokumentů (podrobněji ve 3. lekci).