Outlook – práce s adresářem (správa kontaktů, export a sdílení)

Adresář se v Outlooku nachází v záložce Domů napravo:

snímek obrazovky

Praktický postup

Adresář se člení do několika složek, z nichž obvykle nejdůležitější jsou Globální adresář (tam jsou často firemní mailové adresy) a Kontakty (mezi nimi se přechází šipkou pod tučným nadpisem Adresář).

snímek obrazovky

Do Adresáře se dají vkládat nové kontakty ručně tak, že klikneme na Soubor a pod ním na volbu Nová položka. Standardně potvrdíme, že se má zapsat do složky Kontakty, a objeví se nové velké okno, kde je možno uvést všechny potřebné detaily o kontaktu (ukazujeme jen část velmi rozsáhlého okna):

snímek obrazovky

Export adresáře kontaktů je možný z hlavní nabídky Outlooku, pod záložkou Soubor, kde vybereme Možnosti a pod nimi (v pravé části) tlačítko Exportovat.

snímek obrazovky

Po jeho stisknutí se objeví řada možností, my vybereme Export do souboru a objeví se dlaší výběr, kde můžeme vybrat např. Hodnoty oddělené čárkami (Windows). Na další obrazovce vybereme, co se má exportovat (tedy v našem případě Kontakty):

snímek obrazovky

Následně vybereme, pod jakým jménem a kam se má soubor uložit a potvrdíme Export na dalších dvou obrazovkách. Soubor se uloží jako .CSV soubor, a jde jej tedy otevřít a editovat Excelem.

Obdobně probíhá i import:

Je v Soubor / Možnosti / Exportovat, nyní ale vybereme volbu Import z jiného programu nebo souboru, a dále postupujeme obdobně, jak bylo uvedeno výše (tj. vybereme Hodnoty oddělené čárkami (Windows), odkud se má importovat atd.)

Poznámka: Zejména při úpravách v Excelu a následných importech kontaktů postupujte velmi opatrně, abyste si nepoškodili prostředí adresáře! Ve firemním prostředí doporučuji obnovení kontaktů nechat na informatikovi!

Sdílení kontaktu se provádí např. tak, že z místa označeného hvězdičkou výše (na obrazovce, ukazující detaily kontaktu), vybere nabídka Předat dál. V další podnabídce se zvolí Jako kontakt aplikace Outlook, a objeví se předpřipravená mailová zpráva.

snímek obrazovky

Tímto způsobem se kontakty (nebo jejich skupiny) zašlou jinému uživateli, který pak pouze dvakrát klikne na odkaz v doručeném mailu, a kontakty tak načte do svých.