Pokročilé možnosti hromadné korespondence

Hromadná korespondence slouží k vytváření dokumentů, které se liší pouze na několika místech (např. ve jméně či adrese příjemce dopisu). Nemusíte tak vytvářet několik dokumentů (např. dopisů, obálek, štítků) podle počtu adresátů, ale jen jeden dokument, ve kterém se budou měnit konkrétní údaje uložené v samostatném souboru.

Pro hromadnou korespondenci budete potřebovat:

  • Hlavní dokument (např. dopis, obálka, vizitka) s vyhrazenými místy pro vkládání měnících se údajů (tzv. slučovacích polí), které mají vazbu na tzv. zdrojový dokument.
  • Zdrojový dokument (např. seznam jmen a jejich adres) představuje zdroj dat pro hlavní dokument. Data mohou být uložena nejen v dokumentu či textovém souboru, ale také v sešitě Excelu či v databázové tabulce programu Access.

Příprava hromadné korespondence

Důležité!
Hromadnou korespondenci můžete vytvářet buď pomocí přehledného průvodce, který vás postupně provede jednotlivými kroky, nebo přímým využíváním nástrojů a vkládáním slučovacích polí na kartě Korespondence. Druhá možnost je vyhrazena spíše pokročilým uživatelům.

  1. Otevřete hlavní dokument, který si přejete adresovat více osobám. Na kartě Korespondence klepněte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na tlačítko Vybrat příjemce. V rozbaleném seznamu zvolte příkaz Použít existující seznam.
  2. V dialogu Vybrat zdroj dat vyhledejte a označte externí soubor (textový, jiný dokument, tabulku atd.) se jmény příjemců a klepněte na tlačítko Otevřít. Na kartě Korespondence klepněte na tlačítko Upravit seznam příjemců. Otevře se dialog Příjemci hromadné korespondence, ve kterém můžete podle potřeb některé údaje odebrat, upravit, seřadit či filtrovat.
  3. Postavte kurzor do místa, kam si přejete vložit pole s údaji příjemců, a na kartě Korespondence klepněte ve skupině Zapsat a vložit pole na tlačítko Vložit slučovací pole. Otevře se stejnojmenný dialog, ve kterém postupně označíte pole (např. Příjmení, Ulice, Město) a klepnutím na tlačítko Vložit jej vložíte na pozici textového kurzoru. Postup zopakujte pro ostatní pole a klepněte na tlačítko Zavřít.
  4. Pokud chcete slučovací pole v dokumentu nahradit skutečnými daty ze seznamu příjemců a poté zobrazit, jak budou vypadat výsledné kopie dokumentu, klepněte na kartě Hromadná korespondence na tlačítko Náhled výsledků.
  5. Celý proces hromadné korespondence můžete zakončit sloučením hlavního dokumentu se seznamem příjemců a tiskem jednotlivých kopií dokumentu. Na kartě Korespondence klepněte ve skupině Dokončit na tlačítko Dokončit a sloučit a v rozbaleném seznamu zvolte příkaz Tisk dokumentů. Otevře se dialogové okno Sloučit na tiskárnu, ve kterém označíte jednu z voleb Všechny, Aktuální záznam nebo Od – Do.
  6. Chcete-li výsledek hromadné korespondence uložit do samostatného souboru, klepněte na kartě Korespondence ve skupině Dokončit na tlačítko Dokončit a sloučit a v rozbaleném seznamu zvolte příkaz Upravovat jednotlivé dokumenty. Otevře se dialogové okno Sloučit do nového dokumentu, ve kterém označíte jednu z voleb Všechny, Aktuální záznam nebo Od – Do.

Příklad č. 4
Chcete-li postupovat pomocí průvodce, otevřete hlavní dokument (např. dopis), na kartě Korespondence klepněte ve skupině Spustit hromadnou korespondenci na stejnojmenné tlačítko a v rozbaleném seznamu zvolte příkaz Podrobný průvodce hromadnou korespondencí.

V jednotlivých krocích pak budete vyzváni k výběru typu dokumentu, výběru počátečního dokumentu (hlavního dokumentu), výběru příjemce (zdrojového dokumentu), vytvoření dopisu (vložení slučovacích polí), zobrazení náhledu dopisů a k dokončení hromadné korespondence. V posledním kroku můžete vytvořené dokumenty buď vytisknout, nebo sloučit a uložit do samostatného dokumentu.

Pravidla hromadné korespondence

Pravidla hromadné korespondence se nastavují ve fázi vkládání slučovacích polí. Jedná se o nástroje, které určují, jakým způsobem se budou pole slučovat s hlavním polem.

Poznámka:
Výsledkem pravidla hromadné korespondence je většinou další dynamické pole, jehož zdrojový kód můžete zobrazit (a opět skrýt) klávesovou zkratkou Alt+F9.  

Příklad č. 5
Například pravidlo Pokud … pak … jinak vám umožní podle pohlaví doplnit vhodné oslovení. Na kartě Korespondence klepněte na tlačítko Pravidla. V seznamu zvolte možnost Pokud … pak … jinak.

V dialogu Vložit pole Pokud: IF zvolte ze seznamu Název pole možnost Pohlaví, ze seznamu Porovnání položku Je rovno a do pole Porovnat s vložte hodnotu Muž. Do pole Vložit tento text vepište „Vážený pane, “ a do dalšího pole „Vážená paní, “. Klepněte na tlačítko OK a na kartě Korespondence klepněte na tlačítko Náhled výsledků.

Příklad č. 6
Jedním z pravidel hromadné korespondence je také Slučovaný záznam č., pomocí kterého lze ve sloučeném dokumentu doplnit pořadové číslo v závislosti na pořadí osoby v seznamu příjemců. Textový kurzor postavte do místa, kam si přejete vložit pole s pořadovým číslem. Na kartě Korespondence klepněte ve skupině Zapsat a vložit pole na tlačítko Pravidla. V rozbaleném seznamu zvolte příkaz Slučovaný záznam č., který do místa textového kurzoru vloží pole <<Slučovaný záznam č.>>.