Povinnost uchovávat dokumenty

DŮLEŽITÉ: Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají v souladu s § 3 odst. 1 písm. j) archivního zákona školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování.

Tuto povinnost mají také v souladu s § 3 odst. 3 archivního zákona právní nástupci veřejnoprávních původců (školy), jde-li o dokumenty, ke kterým měli tuto povinnost již tito původci (například při sloučení škol).

PŘÍKLAD: Archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence.

DŮLEŽITÉ: V případě dokumentů v digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s archivním zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase. Tyto vlastnosti musejí být zachovány do doby provedení výběru archiválií.

POZOR: Z datové schránky musíte stahovat celé datové zprávy (nejen přílohy), které obsahují všechny tyto údaje.

V případě vedení elektronické spisové služby v eSSL, zůstávají uloženy stažené datové zprávy v tomto systému až do doby jejich předání do elektronické spisovny a následného vyřazení v rámci skartačního řízení.

V případě vedení spisové služby v listinné podobě stahují školy datové zprávy ručně z datové schránky do počítače a ukládají je například na serveru, externím disku a podobně (viz 1. lekce).