Předání výsledků a archivace výsledků

Při realizaci hodnocení je důležitým momentem také předání výsledků na personální oddělení, kde jsou zpracovány do srozumitelné podoby, například do zprávy z hodnocení.

Obvyklý postup vyžaduje následující součinnost:

  • Za vyplnění hodnoticích formulářů a dodržení termínů hodnocení zodpovídá vždy hodnotitel, který hodnocení provádí.
  • Hodnotitel vyplňuje pouze jeden originál, který podepíše a nechává podepisovat i hodnoceného zaměstnance.
  • Originál formuláře předává ideálně do tří dnů od data hodnocení zaměstnanci oddělení personalistiky nebo určenému pracovníkovi. Jednu kopii formuláře si ponechává a jednu kopii formuláře oproti podpisu předává hodnocenému zaměstnanci.
  • Pracovník personalistiky může provést formální kontrolu vyplněných formulářů.

Výsledky jsou také zarchivovány pro případné budoucí použití, protože například při vlastnictví certifikátu ISO je povinností nejen hodnocení provádět, ale i pečlivě archivovat. Výsledky hodnoceni s formulovanými závěry jsou zaznamenány v hodnoticím dokumentu. Pracovník stvrdí podpisem, že byl se závěry v tomto dokumentu uvedenými seznámen. Tento list se stává součástí osobního spisu pracovníka.

Důležité: Přistup k těmto důvěrným údajům a právo nakládat s nimi v souladu s potřebami organizace má bezprostřední nadřízený, dále pracovník na vyšším stupni řízení (pracovník pověřený vedením organizace), popřípadě vedoucí pracovník úseku, na který je pracovník převeden. Další osoby by v žádném případě neměly mít k hodnoticím dokumentům přistup, neboť výsledky hodnocení mají povahu informace o osobních nebo citlivých údajích zaměstnance. Získávání informací osobního charakteru o pracovníkovi a práce s těmito údaji podléhá právní úpravě (zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů) a jejich porušení může být právně postihováno.