Předmět a průběh skartačního řízení

DŮLEŽITÉ: Škola nemůže svévolně bez souhlasu místně příslušného archivu likvidovat žádné dokumenty, které podléhají skartačnímu řízení, protože by porušila archivní zákon.

Škola stanoví způsob přípravy a průběh skartačního řízení ve spisovém řádu.

Skartační návrh

Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu, který obsahuje název školy, seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení a dobu jejich vzniku.

Přílohu skartačního návrhu tvoří dva seznamy dokumentů, které jsou uspořádány podle

Dokumenty se skartačním znakem „V“ škola posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“.

Protokol o provedeném skartačním řízení

Příslušný archiv provede na základě předloženého skartačního návrhu odbornou archivní prohlídku dokumentů, spisů a úředních razítek navrhovaných k vyřazení a vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení.

Protokol obsahuje:

  • soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie,
  • označení archivu, kde budou archiválie uloženy,
  • soupis dokumentů, které lze zničit.

Podání námitky

Pokud škola nesouhlasí s obsahem protokolu, může proti němu do 15 dnů ode dne doručení protokolu podat námitky ke správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby. Podáním námitky je zahájeno správní řízení.

DŮLEŽITÉ: V takovém případě nemůže škola manipulovat s dokumenty do doby, než bude pravomocně ve věci rozhodnuto.

Předání dokumentů k uložení

Škola předá po dohodě v daném termínu příslušnému archivu do péče dokumenty a úřední razítka vybraná jako archiválie k trvalému uložení.

DŮLEŽITÉ: Jedná-li se o dokumenty v analogové podobě evidované v eSSL, předá rovněž metadata k nim náležející. V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, škola předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležející metadata. Příslušný archiv vyhotoví o předání úřední záznam.

Zničení dokumentů

V případě dokumentů se skartačním znakem S, které prošly daným skartačním řízením, škola postupuje při zničení dokumentů, jež nebyly vybrány za archiválie, a úředních razítek, která nebyla vybrána za archiválie, tak, že dokumenty v analogové podobě nebo úřední razítka znehodnotí do podoby znemožňující jejich rekonstrukci a identifikaci obsahu.

Skartace

Existují firmy specializující se na skartaci dokumentů, čímž je zabezpečena ochrana osobních údajů, a některé ji pro školy provádějí dokonce zdarma. V případě dokumentů v digitální podobě škola provede jejich zničení smazáním z eSSL a dalších úložišť.

Obdobně škola postupuje při zničení dokumentů v digitální podobě, které byly vybrány jako archiválie a jejichž repliky škola předala do digitálního archivu.

POZOR: Ohlídejte si skartační řízení podacích deníků. Ty jdou do skartačního řízení až poté, co skartačním řízením prošly všechny dokumenty evidované v daném podacím deníku.