Příprava inventarizace

Příprava inventarizace zahrnuje mimo jiné určení času, kdy budou její jednotlivé fáze probíhat, výběr osob, které se na ní budou podílet, a vyhotovení inventurních soupisů. Tyto náležitosti se zpravidla stanovují interním účetním předpisem.


Základní pojmy

Inventurní soupisy jsou dle § 30 odst. 7 zákona o účetnictví průkazné účetní záznamy obsahující:

  • druh majetku,
  • jeho množství a ocenění,
  • způsob ověřování skutečného stavu (např. počítáním, vážením, měřením),
  • okamžik zahájení a ukončení inventury,
  • podpis osoby odpovědné za zjištění skutečnosti,
  • podpis osoby odpovědné za provedení inventarizace.

Důležité
Provedení fyzické inventury a vyhotovení inventurních soupisů nelze nahradit zápisem, že skutečný stav souhlasí se stavem vykázaným v účetnictví. Takový postup by nedokladoval provedení inventarizace, nebyl by v souladu se zákonem o účetnictví a nebylo by možné ani vyloučit riziko, že skutečný stav nebude odpovídat účetnictví.


Stanovení termínu inventarizace

Čas periodické inventarizace si může účetní jednotka stanovit sama, musí však vycházet z rámce daného § 30 zákona o účetnictví, který v odst. 4 umožňuje rozložení fyzické inventury do několika měsíců souvisejících se dnem účetní závěrky. Fyzickou inventuru, kterou není možné provést ke konci rozvahového dne, může účetní jednotka provést v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, popřípadě v průběhu prvních dvou měsíců následujícího účetního období.

Takové rozložení průběhu inventarizace umožní zvládnout proces inventarizace i u velkých podniků. Pokud je pak účetním obdobím jednotky kalendářní rok a rozvahovým dnem 31. 12., lze provádět fyzickou inventuru jednotlivých druhů majetku v průběhu několika měsíců od září do prosince příslušného roku a ledna či února roku následujícího.

Ve všech případech, kdy není fyzická inventura provedena přímo ke konci rozvahového dne, je nutné upravit stav zjištěný inventurou tak, aby zohlednil přírůstky a úbytky majetku mezi provedením inventury a rozvahovým dnem a prokazoval stav majetku ke konci rozvahového dne. Není-li inventarizace provedena přímo k rozvahovému dni, ale je rozložena do uvedených měsíců, a pokud jsou v jejím průběhu zjištěny inventarizační rozdíly, je nutné je zaúčtovat do období, za které se stav majetku a závazků inventarizací ověřuje (samozřejmě i v případě, kdy byly zjištěny až v měsících následujícího účetního období).

Poznámka: Uvedené časové rozložení inventur může účetní jednotce napomoci také k tomu, aby si inventury určitého majetku naplánovala na období, kdy jsou pracovníci méně vytíženi jinými úkoly, či na období, kdy je to vzhledem k povaze majetku nejvhodnější (např. na období, kdy je stav zásob na skladě poměrně nízký, nebo u volně loženého materiálu na období, kdy panují příznivé klimatické podmínky pro provedení fyzické inventury).


Postup při úpravách stavu majetku zjištěného fyzickou inventurou, která proběhla v jiný než rozvahový den

Fyzická inventura proběhla před rozvahovým dnem

Platí následující:

  • Stav majetku zjištěný inventurou před rozvahovým dnem
  • + přírůstky od okamžiku inventury do rozvahového dne
  • − úbytky od okamžiku inventury do rozvahového dne
  • = stav ke konci rozvahového dne.

Fyzická inventura proběhla po rozvahovém dni

Platí následující:

  • Stav majetku zjištěný inventurou
  • − přírůstky od rozvahového dne do provedení inventury
  • + úbytky od rozvahového dne do provedení inventury
  • = stav ke konci rozvahového dne.


Povinnost uchovávat dokumentaci a doklady o provedení inventarizace a lhůta pro jejich uchovávání

Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace veškerého majetku a závazků po dobu pěti let po jejím provedení (§ 29 odst. 3 zákona o účetnictví). Za tímto účelem musejí uchovávat inventurní soupisy a veškerou dokumentaci, která se k dané inventarizaci vztahuje, a to po dobu pěti let od konce účetního období, jehož se týkají.

Pokud však dokumentace z inventarizace sloužila k provedení úprav základu daně z příjmů, pak ji doporučujeme uchovávat po dobu, po kterou dle § 148 zákona č. 280/2009, daňový řád (dále jen „daňový řád“), běží lhůta pro stanovení daně, tj. po dobu desíti let od termínu pro podání daňového přiznání za zdaňovací období, jehož se inventarizace a provedení úprav základu daně týkají.

Rovněž poplatník daně z příjmů fyzických osob vedoucí daňovou evidenci (k níž patří i zápis o provedení inventarizace) je povinen podle § 7b odst. 4 zákona o daních z příjmů uchovávat daňovou evidenci za všechna zdaňovací období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně.

Příklad:

Obchodní korporace vyrábí a prodává dřevěný nábytek. K tomuto účelu nakupuje různý dřevěný materiál, například dřevěné desky, které má uskladněny ve svém skladu. Při periodické inventarizaci členové inventarizační komise zjistili, že na skladu několik desek chybí. Chybějící materiál nebylo možné dohledat a situaci se nepodařilo osvětlit ani kontrolou v účetních dokladech. Korporace tedy hodnotu chybějícího materiálu zaúčtovala jako manko. Jelikož se skladníkem nebyla sepsána dohoda o hmotné odpovědnosti, korporace po něm nemohla požadovat náhradu škody. Manko je podle § 25 odst. 1 písm. n) zákona o daních z příjmů daňově neuznatelným nákladem a korporace musela o hodnotu škody zvýšit nedaňové náklady a také základ daně z příjmů právnických osob. (Podrobněji se touto problematikou, včetně otázek DPH, budeme zabývat ve 3. a 4. lekci e-Semináře – inventarizační rozdíly, jejich vypořádání.)


Výběr osob, které budou inventarizaci provádět

Zákon o účetnictví ani jiné předpisy nestanoví, kdo má, či nesmí inventarizaci provádět. Výběr vhodných pracovníků tak záleží na vedení účetní jednotky. Je například vhodné, aby se na fyzické inventuře majetku podíleli pracovníci, kteří mají po technické stránce o tomto majetku znalosti a přehled (kupř. skladníci u zásob materiálu nebo zboží).

Poznámka: Aby byl splněn účel inventarizace (tj. zjištění skutečného stavu majetku) a z důvodu ochrany majetku a zajištění kontroly pro vedení podniku, je vhodné, aby tito pracovníci neprováděli fyzickou inventuru sami, ale společně s jiným pracovníkem nebo jinými pracovníky, kteří jim nejsou přímo nadřízeni ani podřízeni.


Inventarizační komise

Zvláště ve větších účetních jednotkách je nutné k rychlému provedení fyzických inventur stanovit celý tým pracovníků, a proto bývají jmenovány inventarizační komise, případně dílčí i ústřední inventarizační komise. Při větším počtu inventarizačních komisí se zkracuje doba potřebná k provedení fyzických inventur, a tedy i celé inventarizace.

Pokud se na provedení inventarizace mají podílet pracovníci, kteří ji nemají v popisu práce v pracovní smlouvě, je vhodné se s vytipovaným pracovníkem dohodnout, že bude na tuto práci na určitou dobu převeden, a sjednat i délku převedení.

Důležité
Rovněž je nutné zvážit, zda mají být pověření pracovníci proškoleni z hlediska bezpečnosti práce, případně vybaveni ochrannými pracovními pomůckami, pokud bude fyzické inventuře podléhat nějaký rizikový materiál (např. chemikálie).