Riziko vyhoření elitních týmů

Praxe je taková, že skupina nedůsledných, problematických zaměstnanců si svým nedůsledným jednáním a mnohdy i neetickým projevem k vedení i ke svým kolegům vynutí řadu ústupků nebo výjimek.

V podstatě dojde k tomu, že vedení nebo kolegové vědí, že např. dotyčný jedinec neodevzdá svou práci včas, neudělá ji dobře, nebo ještě hůře, neudělá ji vůbec. A co více, je kolem toho takový humbuk a další divadlo, že jej raději příště podobným úkolem nepověří, protože moc dobře vědí, že si vlastně sami zkomplikují život (musí to dodělat za něj, dostanou se do následných problémů, časového stresu atp.). Jenže tím se chování nedůsledné osobě vyplácí. Bude-li dostatečně vytrvalá a dokonce  i nepříjemná, příště má klid. A kdo tedy práci nakonec udělá? Ti spolehliví, pracovití  a zodpovědní.

Jenže takto nelze fungovat donekonečna. Na zodpovědnější kolegy se totiž postupně nakládá více a více. Přechází na ně další povinnosti a často i úkoly těch druhých. Výsledkem potom je, že jakmile situace přesáhne únosnou mez, tak tato pracovitá skupina nebo její členové postupně vyhoří a vzdají to. Buď odejdou jinam, nebo rezignují a začnou pracovat méně, jako ti druzí, tedy stejně laxně. Často se také stává, že se psychicky nebo i zdravotně sesypou.

Potom může mít například školní projekt nebo zavedení nějaké koncepční a systémové změny za výsledek následující průběh. I když jde o vtip a nadsázku, tak bohužel ne někdy až tak vzdálené pravdě.

Průběh zavedení změny v nefunkčním kolektivu:
■ Předkoncepční nadšení
■ Realizační vystřízlivění
■ Hledání viníků
■ Potrestání viníků
■ Vyznamenání nezúčastněných

Abychom se takovémuto průběhu vyhnuli, tak kromě schopnosti vypořádat se s nedůslednými jedinci je dobré využít ještě jiný nástroj. Jde o jakýsi „průzkum bojem“. Tedy o pilotní projekt, vyzkoušení si změny, nové koncepce, jiné novinky, a to nejprve v malém měřítku.

„Průzkum bojem“: Pilotní projekt

Malá ověřovací sonda
Danou aktivitu nebo zamýšlenou změnu nejprve vyzkoušíme na malém vzorku – např. na skupině dvou a více učitelů. Optimální je, když jdeme napříč školou (První a druhý stupeň, skupina předmětů atp.). Jde o jakýsi „průzkum bojem“.
Jen malá skupina – dobrovolníci
Skutečně je třeba takovýto průzkum udělat jen na malém vzorku, a to ještě nejlépe dobrovolníků, kteří chtějí  a nebojí se možných rizik, která se mohou objevit. Tato skupina experimentátorů je současně chráněna vedením a má odlišný režim než zbytek sboru.
Rozpoznání rizik a neočekávaných věcí
Takovýto průzkum skutečně často potvrdí očekávané problémy a úskalí, odhalí nové a neočekávané problémy a omezení, ukáže a prověří funkčnost a užitečnost stávajících systémů. Zcela v duchu principu jak v malém, tak ve velkém si můžeme vyzkoušet modelovat situace, do kterých se s velkou pravděpodobností dostaneme později v běžné každodenní praxi.
Žádná očekávaní, žádné výkony, ale velká otevřenost
To neznamená, že účastníci našeho průzkumu nemají nic dělat. Znamená to naopak to, že členové týmu, který zkouší nebo ověřuje novinky, současně nesmí být trestáni za případný neúspěch nebo problémy. Jejich postavení pionýrů nesmí být ohrožující. Naopak je dobré je povzbuzovat, vzniklé překážky analyzovat a vyvozovat cenné závěry a zkušenosti, které se později budou při celkové implementaci hodit. Znamená to i to, že realita může být odlišná od předpokladů, a tak bigotní setrvání v předpokladu nepovede k vytyčenému cíli, nebo to může znamenat, že se objeví nové, lepší, ale neplánované řešení. Znamená to i neustálou otevřenost a flexibilitu směrem k cestě realizace.
Průzkum naplno
Aby byl pilotní projekt skutečně užitečný, musí současně simulovat plnou zátěž se všemi jejími aspekty. Jakákoliv odchylka od reality se později může stát osudnou – záměr se v plném rozsahu nepodaří. Tedy žádné úlevy, žádné výjimky a žádná ulehčení.
Vyvození závěrů
Průběžně, nejlépe po každé dokončené fázi si s realizačním týmem sedněte a proberte průběh, výsledky, problémy a vyvoďte závěry. Co bylo dobře, co špatně, a proč? Co bychom už dělat neměli, co se naopak ukázalo jako užitečné a přínosné? Závěry je dobré si zapsat a systematizovat, tedy i zobecnit, protože se potom stanou součástí realizačního plánu, případně instrukcí atp.

Klonování do dalších částí
Poslední fází je potom klonování pilotního projektu do celkové realizace a záměru školy. Pilotní projekt ukáže nejen cestu, tedy způsob, jak to dělat, ale i čemu se vyhnout, kde jsou nástrahy a problémy. V neposlední řadě ukáže pochybovačům (používajícím argumenty typu: „to nejde, to jsme nikdy nedělali, to nebude fungovat“ apod.) nejen že to jde, ale hlavně jak to dělat, čemu se vyhnout, a na co se naopak zaměřit.

Určení výkonnostní normy

Jasně a přesně určete svá očekávání – určete, co chcete a potřebujete, dále popište co nejpřesněji, co hodnotíte a jakým způsobem.

Tam, kde to jde kvantifikovat a měřit, určete normu (termín, množství atp.).
Tam, kde to nejde kvantifikovat, určete způsob (postup, metodika, nebo také hodnotový či etický rozměr).

Scoreboardy

Scoreboard je jednoduchá forma, díky níž můžete sledovat a vyhodnocovat právě dodržování normy. Podob může mít nesčetně. Její forma i způsob vyhodnocení je dán mimo jiné i tím, co přesně sledujete. Platí zde rčení, které jsem se sám naučil na jednom semináři vedení týmů:

„Co nejde změřit, nejde změnit, tedy ani zlepšit.“

Osobně doporučuji jednoduché a rychlé formy, kde je cílem opravdu spíše rychlá zpětná vazba než třeba absolutní čísla atp. Jednou z možností je prostý semafor:

Červená = nesplnil, není dodržen termín, neodevzdáno, nekompletní, nepoužitelné

Žlutá = po termínu, s chybami, nepřesné a nutné dopracovat

Zelená = splněno, kompletní, ihned využitelné, příkladné atp.

Zde je potom ukázka naplnění a vyhodnocení. Vyhodnocení lze také delegovat na další osoby jako zástupce ředitele, vedoucí projektu, školní psychology atp.

Problematika scoreboardů

Ohledně nasazení a využívání scoreboardů v praxi se často opakují některé dotazy. Zde jsou některé nejčastější:

Doporučujete tabulku zveřejňovat nebo mít na veřejném místě?

Ne nedoporučuji, je to vyhodnocování a nástroj pro vás a v prostředí českých sboroven a kabinetů může být zneužit. Navíc to není nutné. Zveřejnit poprvé, to zpravidla učitelé nevěří, že to myslíte opravdu vážně. Jakmile pochopí, že ano, pak už to není většinou nutné.

Jak pracovat s chronickými zapomínači a nedůslednými jedinci – těmi, co jsou často červení nebo žlutí?

Jak jsem uvedl, poprvé jsem tabulku na poradě zveřejnil. Potom počet nedůsledných rapidně klesl. Vlastně se objevili jen sporadicky. Náhle to totiž šlo. Pokud se objeví někdo červený nebo opakovaně žlutý, pak doporučuji postupovat následovně – oslovit nebo si pozvat dotyčnou osobu k vysvětlení. Docela často se ukáže, že vina je skutečně v objektivních okolnostech a daná osoba za to až tak nemůže. Tímto si zajistíte i lidský přístup. Ptáte se: „Co se děje? Mohu ti s tím nějak pomoci?“ Pokud je problém opakovaný, tak skutečně již doporučuji důrazný pohovor. Někdy se stává, že jsou někteří učitelé skutečně přesvědčeni, že když tento systém budou ignorovat, sám se rozpadne a zmizí. Často tento přístup aplikovali na všechny systémy a opatření, se kterými osobně nesouhlasili, a vycházelo jim to. Vlastně se to docela dobře naučili. Tak to aplikují i na vás na vaše novinky. Jde o to, kdo bude důslednější a vytrvalejší. Praxe však ukazuje, že to do extrémů nezajde. Někdo to opakovaně zkusí, ale jakmile zjistí, že to nebude jinak, tak scoreboardy akceptuje. Navíc začne dělat to, co chcete včas
a správně, a o to tu jde. Bohužel ale u těchto osob i platí, že jakmile přestanete procesy sledovat a hlídat, tak se vrátí okamžitě do starých kolejí.

Mají scoreboardy a jejich zavedení i nějaké skryté slabiny?

Nevím, jestli skryté slabiny, ale nevýhody samozřejmě mají. Vždy je to něco za něco. Na vašem zvážení potom je, co vám to bere a co dává. První slabinu jsem již popsal. Jakmile zavedené scoreboardy zrušíte, tak se řada pracovníků vrátí do starých kolejí, tedy zpět k nedůslednosti a liknavosti. Druhou slabinou je, že tím vyrábíte práci i sami sobě a také částečně i bič na sebe. Jakmile totiž scoreboardy zavedete, budou také vidět vaše nedůslednosti a nedodělky. Pokud sami nejste důslední, tak to raději ani nezkoušejte. A ještě jeden aspekt – je nezbytné dávat jasné, přesné a hlavně jednotné instrukce, příkazy. Jakmile vznikne informační zmatek (rozdílné informace, protichůdné příkazy …), tak scoreboardy nejenže nefungují, ale v podstatě mapují zmatek a to je vaše vizitka. Potom se totiž ukazuje, jak máte nastavené další systémy – vnitřní komunikaci, kompetence, nebo třeba subordinaci.

Jak učitelé reagují na zavedení scoreboardů do praxe?

Odlišně. Jednak se s něčím podobným nesetkali a jednak se jich bojí. Záhy se totiž učitelé rozdělí na dvě názorově odlišné skupiny. První (většinou větší) přes první šok pochopí, že je to vlastně pro ně přínosem. Ti poctiví a spolehliví pracovníci jsou rádi, že je konečně stejný metr a důslednost na všechny. Takže je vítají. Navíc na nich profitují – jejich spolehlivost je nejen vidět, ale je i doceněna. (je totiž třeba ty „zelené“ pravidelně ocenit a pochválit a je-li z čeho, tak i finančně odměnit). Ti jakž takž spolehliví, zkrátka ti, co jen zřídka mají nějaký problém, následně také pochopí, že je systém vlastně přínosný pro všechny. Nejsou limitováni těmi nedůslednými, mají věci správně a včas a co více, zjistí, že jim to vyhovuje. Zvedá jim to často i profesní sebedůvěru. Kdo samozřejmě se systémem bojuje, jsou ti, co mají máslo na hlavě. A zcela v duchu hesla „potrefená husa nejvíce kejhá“, se také ozývají a snaží se jakkoliv argumentovat jak je ten sytém nelidský, znevažující, neetický a stresující. Podíváte-li se na jejich argumenty, tak de facto popisují svoje vnitřní pocity. To co jim dosud procházelo, najednou nejenže neprojde, ale je to dokonce vidět a co víc je to exaktně popsáno. To je to co se jim nelíbí, ale proto jsme to také dělali.