Spisová služba ve škole

Ve školách tvoří zpracování dokumentů jednu z hlavních částí administrativy. V posledních letech se stále více řeší zefektivnění a zlevnění těchto administrativních procesů. Díky elektronizaci veřejné správy přecházejí veřejné instituce (včetně škol) na elektronické doručování dokumentů datovou schránkou, které je pro orgány veřejné moci zdarma.

K čemu je spisová služba dobrá?

Spisová služba bývá ve školách přehlížena, zatracována a považována za činnost zabírající spoustu času. Nicméně má svoje opodstatnění – nastoluje pořádek ve správě dokumentů, a hlavně jej udržuje napříč celou organizací a po celou dobu životního cyklu dokumentu.

Schéma životního cyklu dokumentu

Díky spisové službě je možno doložit celou historii dokumentu a tím i jeho pravost.

Kterými předpisy se školy při vedení spisové služby řídí?

Mezi základní právní předpisy zabývající se správou dokumentů v organizaci, které musí školy znát, patří:

  • zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a
  • vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.