Stanovení odpovědnosti za správnost souvisejících účetních záznamů

Za provedení inventarizace a řešení všech zjištěných chyb i zúčtovatelných rozdílů odpovídá statutární orgán účetní jednotky, tj. například u příspěvkové organizace její ředitel.

Statutární orgán odpovídá i za zavedení vnitřního kontrolního systému a v souladu s §25 odst. 2 zákona o finanční kontrole č. 320/2001 Sb., kde je nařízena povinnost:

  • stanovit rozsah odpovídajících pravomocí a odpovědností vedoucích a ostatních zaměstnanců,
  • zajistit oddělení činnosti operativní a kontrolní, tj. zajistit, aby odpovědná osoba za určenou část majetku a závazků neprováděla jeho kontroly.

Opakujeme důležité pravidlo:

Nikdy by neměla být určena v rámci jmenování inventarizační komise osobou zodpovědnou za zjištění skutečného stavu osoba zodpovědná za majetek, který je předmětem inventury.

I u malých účetních jednotek, kde jsou pouze dva zaměstnanci, například starosta a účetní nebo ředitelka školky a vychovatelka (účetní je externí) je potřeba postupovat v souladu s těmito zásadami.

Kdo je odpovědnou osobou?

Za obsah účtů (tedy za části inventarizačních položek) odpovídá osoba určená v rámci interních předpisů, tj. osoba zodpovědná za obsah účetního záznamu ve smyslu §33a odst. 10 ZoÚ. Tato určená osoba zodpovídá za to, že každá část přiřazené inventarizační položky je v účetních knihách uvedena správně a že žádná nechybí.

Za ocenění majetku a závazků v rozvaze, tj. za stanovení výše opravných položek a za zaúčtování rezerv, odpovídá osoba určená v rámci interních předpisů, pokud není totožná s osobou zodpovědnou za účetní záznam, kterým byl majetek zaveden do účetních knih.

Důležité!
Inventarizací se ověřuje i správnost systému zpracování podkladů pro účetní záznamy těmi osobami, které předávají tyto účetní záznamy k zaúčtování do účetních knih.

Inventurní evidenci pak sestavují tyto osoby a podepisují ji jako osoby zodpovědné za její správnost před předáním inventarizační komisi.

Odpovědnost za zjištění skutečného stavu

Odpovědnost za zjištění skutečného stavu majetku a závazků má člen inventarizační komise, který tím byl pověřen při jejím zřízení, případně byl pověřen až v okamžiku zahájení inventury přidělením konkrétní inventurní evidence ke kontrole osobou zodpovědnou za provedení inventury.

Jen tento člen inventarizační komise stvrzuje svým podpisem správnost zkontrolovaných údajů v přidělené inventurní evidenci, na kterou ještě před odevzdáním osobě odpovědné za provedení inventur doplnil i okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury.

Příklad
Odpovědným členem inventarizační komise za zjištění skutečného stavu movitého majetku nacházejícího se v učebnách v 1. patře budovy byl určen pan Novák a byla mu předána inventurní evidence se seznamem všeho majetku, který by se tam měl nacházet.

Pan Novák zkontroluje, že všechen majetek v uvedených prostorách je, zkontroluje i jeho stav a všechny poznatky, které se tohoto majetku týkají, poznamená do inventurní evidence. Uvede, který majetek chybí, co naopak přebývá a jaký majetek je poškozený, případně už může být považován za nepotřebný.

Pokud kontroluje majetek, za nějž je odpovědná osoba, se kterou je uzavřena dohoda o hmotné odpovědnosti podle zákoníku práce, například zásoby na skladě nebo hotovost v pokladně, musí po skončení inventury zajistit podpis této zodpovědné osoby na zkontrolovanou inventurní evidenci.

Pan Novák naopak nebude podepisovat inventurní soupis, který bude sestaven jiným pověřeným členem inventarizační komise po dohledání všech chyb a po zaúčtování všech inventarizačních rozdílů jako komentovaný výstup z procesu inventarizace stvrzující shodu skutečného stavu prokazatelně navazujícího na inventurní evidence a účetního stavu.

Odpovědnost za návrhy na opravy chybných účetních zápisů

Jak si počínat, pokud při inventuře zjistíte nesrovnalosti?

Za každou inventarizační komisi řeší zjištěné nesrovnalosti její předseda.

  1. krok: Nejprve vyhledává příčinu chyby.

Například:

Došlo k prodeji majetku, ale zapomnělo se na jeho vyřazení z evidence.

Materiál ze skladu byl použit, nebyla provedena výdejka.

Naopak výdejka ze skladu byla správně zaúčtována, nebyl správně proveden příjem na sklad. Přístroj byl odeslán do opravy, proto chybí.

Židle byla zapůjčena do jiné místnosti, a tak tam vznikl přebytek.

  1. krok: Na základě zjištěných informací navrhuje způsob oprav zjištěných nedostatků a kontaktuje osobu odpovědnou za účetní záznamy.

Odpovědnost za účetní záznamy, které se staly podkladem pro účetní zápisy

Důležité!
Zaúčtováním oprav zjištěných chyb dochází ke změně účetních hodnot, a tím i k ovlivnění dosaženého hospodářského výsledku a ke změně hodnoty aktiv, případně cizích pasiv celkem.

Jak si počínat, pokud při inventuře zjistíte chyby, inventarizační rozdíly nebo zúčtovatelné rozdíly?

  1. krok: Osoba zodpovědná za provedení inventury musí v takovém případě kontaktovat osobu, která je vnitřním předpisem určena jako osoba zodpovědná za vyhotovení účetních dokladů pro účetní zápisy inventarizačních rozdílů a zúčtovatelných rozdílů.

V praxi by se mohlo jednat u malé příspěvkové organizace o ředitele p. o., u malé obce o starostu, u větších účetních jednotek o osobu, která zajistí objektivitu při rozhodování o způsobu řešení tak, aby nedocházelo k záměrnému zkreslování výsledků inventarizace s daňovými riziky.

  1. krok: Tato osoba rozhodne o úpravě údajů ve věcné evidenci, nebo vyhotoví a schválí na základě svého rozhodnutí účetní doklady pro zaúčtování oprav chyb, zaúčtování zúčtovatelného rozdílu i zaúčtování zjištěného inventarizačního rozdílu.

Tato osoba by měla být zodpovědná i za správné ocenění zjištěného přebytku.