Tvorba vlastních dokumentů

Dokument vytvořený školou (vlastní dokument) a určený k odeslání obsahuje záhlaví (hlavičkový papír). Záhlaví dokumentu tvoří název školy a adresu sídla školy.

V odpovědi na doručený dokument se uvádí také číslo jednací odesílatele, popřípadě evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů doručeného dokumentu, pokud je obsahuje.

Škola si zpravidla ponechá pro výkon spisové služby prvopis vyhotoveného dokumentu, popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu vyhotoveného dokumentu (například správní řízení).

Podepisování dokumentů

Dokument vytvořený školou (vlastní dokument) a určený k odeslání musí být podepsán oprávněnou osobou.

DŮLEŽITÉ: Podpisové právo ve škole má automaticky její ředitel a jím pověřené osoby, například statutární zástupce ředitele nebo pracovník ekonomického úseku.

Podmínky podepisování dokumentů v analogové (listinné) nebo digitální podobě odesílaných školou, popřípadě osoby oprávněné k jejich podepisování, stanoví spisový řád školy.

Užívání razítek

Podepsaný dokument se opatří otiskem razítka.

Kdy použít které razítko?

  • Hranaté (běžné) razítko bez státního znaku – používá se při běžném korespondenčním styku.
  • Úřední razítko (kulaté razítko s malým státním znakem) – používá se například na vysvědčení nebo rozhodnutí/usnesení.

DŮLEŽITÉ: Použití razítek upraví škola ve svém spisovém řádu.

Úřední razítka se vyřazují z evidence v rámci skartačního řízení z důvodů:

  • jejich ztráty,
  • ztráty jejich platnosti (změní se údaj na razítku) nebo
  • dojde-li k jejich opotřebení.

Evidence úředních razítek a certifikátů

Povinností školy je vést evidenci úředních razítek.

DŮLEŽITÉ: Ztrátu úředního razítka škola neprodleně oznámí Ministerstvu vnitra ČR. V oznámení škola uvede datum, od kdy je razítko postrádáno, rozměr a popis razítka.

Ministerstvo vnitra ČR uveřejní oznámení o ztrátě razítka ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí a ve Věstníku Ministerstva vnitra ČR.

Evidence certifikátů

Škola vede evidenci certifikátů vydaných kvalifikovanými poskytovateli služeb vytvářejících důvěru nebo akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy, uznávané elektronické pečetě a uznávané elektronické značky.

DŮLEŽITÉ: Způsob jejich použití upraví škola ve svém spisovém řádu.