Typický postup hodnotitele rozhovorem

V přípravné fázi shromáždí hodnotitel podklady a všechny nezbytné informace pro hodnocení pracovního výkonu podřízených zaměstnanců, a to tak, aby hodnocení odráželo výsledky pracovního výkonu zaměstnanců za celé hodnocené období.

Hodnotitel se zejména zaměří na plnění hlavních úkolů uložených zaměstnancům v hodnoceném období a na priority vyhlášené zaměstnavatelem.

Hodnotitel zpracuje návrh hodnocení a stanoví časový harmonogram hodnoticích pohovorů.

V dostatečném časovém předstihu pak hodnotitel předá hodnoceným zaměstnancům formulář k vlastnímu zhodnocení pracovního výkonu. Případně je seznámí s minulým hodnocením.

O průběhu přípravy hodnocení informuje příslušného vedoucího zaměstnance a seznámí jej s návrhem závěru hodnocení jednotlivých zaměstnanců.

Termíny pohovorů oznámí hodnoceným zaměstnancům minimálně pět pracovních dní předem.

Sebehodnocení zaměstnanců

V přípravné fázi mohou také zaměstnanci provádět vlastní zhodnocení, tzv. sebehodnocení svého pracovního výkonu, ve kterém se zejména zaměřují na:

  • hodnocení výsledků, kterých dosáhli při plnění stanovených cílů a hlavních úkolů,
  • zhodnocují minulé období; zaměřují se zejména na to, co jim dělalo největší problémy,
  • zhodnotí plnění klíčových ukazatelů pracovní funkce, kterou zastávali,
  • navrhují úkoly pro příští období,
  • definují záměry v oblasti svého dalšího osobního rozvoje.

Ukázku dotazníku pro sebehodnocení naleznete ve formátu Word jako přílohu této lekce.

Důležité: Je potřeba věnovat pozornost přípravě a vždy informovat o přípravě na rozhovor také hodnoceného zaměstnance. (V personálním útvaru bývá k dispozici „Průvodce hodnocením pro hodnoceného zaměstnance“.)

Výkon zaměstnance v době těsně před jeho hodnocením by neměl ovlivnit celkový výsledek hodnocení.

Zahájení rozhovoru

Za projednání výsledků hodnocení a za vedení hodnoticích pohovorů odpovídá hodnotitel. Hodnotitel zejména zajistí, aby pohovor s hodnoceným probíhal uceleně, s dostatečnou časovou rezervou a bez rušivých vlivů. Při pohovoru je vyloučena přítomnost dalších osob. Hodnotitelé dbají na to, aby hodnoticí pohovor byl zaměřen pouze na pracovní záležitosti a nezabíhal do věcí osobního charakteru.

Důležité: Jakožto hodnotitel nezapomeňte na:
navození atmosféry důvěry – zdůrazněte pozitivní prvky pracovníkovy výkonnosti,
připomenutí účelu rozhovoru – vysvětlete, že cílem rozhovoru není kárat, ale zlepšit práci.

Při pohovoru stručně komentujte výsledky hodnoceného v jednotlivých ukazatelích hodnocení pracovního výkonu, přitom berte v úvahu názory hodnoceného.

Dbejte na to, abyste hodnocenému poskytli dostatečný prostor k vyjádření, a to zejména při přednesu a odůvodnění jeho sebehodnocení pracovního výkonu.

Zhodnocení minulého období

Při zhodnocení minulosti dbejte na následující standardy:

  • Požádejte hodnoceného zaměstnance o vyslovení názoru na jeho práci (případně na plnění cílů), na jeho výkony a na potíže, se kterými se setkává.
  • Pomozte mu, aby podrobně vylíčil své obtíže i úspěchy. Zaměřte se na skutečnosti, nikoli na dojmy.
  • Naslouchejte a občas shrňte, co bylo řečeno.
  • Pokládejte vhodné otázky, projděte společně cíle a činnosti vymezené pro hodnocené období.
  • Hlídejte, aby se rozhovor týkal pracovníka, nikoliv obecných pracovních problémů.
  • Vysvětlete zaměstnanci dostatečně jasně svůj názor na jeho práci v minulém období (případně na plnění cílů) a na výkonnost podle kritérií.
  • Vycházejte z připraveného formuláře, rozhovor však má být živý a přirozený, nejedná se o předčítání z formulářů.

Důležité:
■ Při kritice buďte konkrétní, zaměřte se na práci, nikoliv na osobní vlastnosti hodnoceného.
■ Během rozhovoru zachovejte klid, s hodnoceným zaměstnancem se nehádejte.
■ Interpretujte pracovníkův názor na jeho chování.
■ Otevírejte diskusi a dávejte pracovníkovi možnost vyjádřit se.
■ Nesuďte. Neútočte na pracovníka.
■ Popisujte fakta. Zabývejte se pouze vymezenou konkrétní oblastí chování pracovníka.
■ Zabývejte se tím, co je možné změnit.

Orientace na budoucnost, stanovení cílů, výsledků, činností

Při plánování budoucnosti dbejte na následující standardy:

  • Zdůrazněte, co od hodnoceného očekáváte (například na základě cílů a priorit vašeho útvaru).
  • Požádejte zaměstnance, aby předložil konkrétní návrhy (svého zlepšení, svých cílů) pro příští období.
  • Uveďte své návrhy zlepšení a cílů a požádejte o souhlas.
  • Zabývejte se dalším vzděláváním, rozvojem dovedností a dlouhodobou perspektivou zaměstnance.
  • Návrhy prodiskutujte, upravte do vhodné formy (cíle nebo činnosti) a zapište do formuláře.

Důležité: Hodnocený zaměstnanec musí mít možnost vyjádřit se ke stanoveným cílům, k provedení úkolů a také ke svému rozvoji z pohledu potřeb.
Měl by mít také nárok na diskuzi o pomoci (podpoře) ze strany zaměstnavatele při plnění dohodnutých cílů.

Závěr rozhovoru

Při rekapitulaci pohovoru dbejte na následující standardy:

  • Stručně zopakujte nejdůležitější závěry hodnocení (případně stanovené cíle nebo vymezené činnosti).
  • Zdůrazněte svou ochotu pomoci zaměstnanci v jeho snažení zlepšit pracovní výkon.
  • Předložte formuláře hodnocení zaměstnanci k přečtení a podpisu.
  • Rozhovor ukončete podtržením pozitivních stránek jeho práce.

Důležité: Na závěr pohovoru věcně a stručně zhodnoťte celkové výsledky hodnocení zaměstnance – proveďte tzv. resumé.
Nezapomeňte, že hodnoticí rozhovor má velký význam pro motivaci hodnoceného.

Po skončení rozhovoru

Po skončení rozhovoru postupujte takto:

  • Zpracujte obdržené informace. Naplánujte a realizujte činnosti, které z hodnoticího rozhovoru vyplývají pro vás jako nadřízeného.
  • Připravte postup, jak budete průběžně sledovat výkonyvést pracovníka v příštím období.

Shrnutí hlavních zásad hodnoticího rozhovoru

Pro jistotu si ještě jednou shrňme nejdůležitější zásady, kterých si musíme být při postupujícím hodnoticím pohovoru vědomi.

  1. Za projednání výsledků hodnocení a za vedení hodnoticích pohovorů odpovídá hodnotitel. Ten zajistí, aby pohovor s hodnoceným probíhal uceleně, s dostatečnou časovou rezervou a bez rušivých vlivů.
  2. Při pohovoru je vyloučena přítomnost dalších osob s výjimkou přímého nadřízeného hodnotitele (příslušného vedoucího zaměstnance).
  3. Hodnotitel dbá na to, aby hodnoticí pohovor byl zaměřen pouze na pracovní záležitosti a nezabíhal do věcí osobního charakteru.
  4. Hodnotitel při pohovoru stručně komentuje výsledky hodnoceného v jednotlivých ukazatelích hodnocení pracovního výkonu, přitom bere v úvahu názory hodnoceného. Dbá na to, aby hodnocenému byl poskytnut dostatečný prostor k vyjádření, a to zejména při přednesu a odůvodnění jeho vlastního hodnocení pracovního výkonu.
  5. Na závěr hodnoticího pohovoru hodnotitel věcně a stručně zhodnotí celkové výsledky hodnocení zaměstnance.