Ukládání dokumentů ve spisovně školy

DŮLEŽITÉ: Vyřízené a již nepotřebné dokumenty pro provoz školy jsou předány do spisovny školy, kde jsou uloženy podle spisového a skartačního plánu školy po dobu trvání jejich skartační lhůty.

Kontrola dokumentu

Dokumenty se před uložením kontrolují, jsou-li úplné, například zda obsahují vyplněné podací razítko, spisový znak a skartační režim, a v případě spisů je také třeba zkontrolovat všechny dokumenty uvedené ve sběrném archu.

Postup při ukládání dokumentů

Postup při ukládání dokumentů ve spisovně stanoví spisový řád školy, ve kterém by měla být určena doba, kdy se vyřízené dokumenty do spisovny předávají (například koncem školního nebo kalendářního roku, v němž byly vyřízeny, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle).

DŮLEŽITÉ: Ve škole existují dokumenty, které se do spisovny nepředávají, protože s nimi škola neustále pracuje (například zřizovací listina nebo školní vzdělávací program).