Vybrané nástroje a techniky onboardingu

Vstupní a návazná školení a tréninky

Jedná se o zákonem daná (legislativně povinná) školení, která jsou nezbytná k výkonu dané pozice či vázaná na konkrétní pracoviště (tj. nepřenosná, např. školení BOZP, PO, řízení referenčních vozidel apod.), případně zaměstnanci chybějí, aby mohl danou pozici vykonávat (vyhláška 50, způsobilost k řízení VZV apod.).

Současně jde o blok vstupních a dalších odborných školení, která nejsou legislativně povinná, nýbrž slouží k lepší adaptaci a zapracování zaměstnance.

Vstupní školení by mělo zahrnovat:

  • základní informace o společnosti (historie, hodnoty, filozofie, předmět činnosti, organizační struktura, firemní kultura, vedení, místa působení, význační klienti apod.);
  • základní personální informace (s čím se obracet na HR a mzdové oddělení, jak postupovat v případě nemoci, dovolená, výplata, benefity, pracovní doba, možnosti vzdělávání a dalšího rozvoje, možnosti kariérního postupu, jak bude probíhat zkušební doba a onboarding, základní informace ze zákoníku práce, …);
  • provozní informace (jídelna, doprava, zásobování, kuchyňky, …);
  • provozní pravidla (interní komunikace, oblékání ve firmě, nakládání s majetkem, …);
  • seznámení s interními předpisy a kolektivní smlouvou (odbory);
  • seznámení s interními systémy a systémy komunikace (intranet, cafeterie, bulletin, …);
  • další potřebné informace;
  • prostor pro dotazy.

Přestože o některých z těchto informací již nováčka informoval přímý nadřízený, je potřeba, aby vstupní školení absolvoval. Zajistí se tak, že budou mít všichni stejné informace, případně se zkorigují informace chybně podané či pochopené. Současně se předání informací potvrdí oficiální prezenční listinou.

Je důležité zvážit, zda nerozdělit vstupní školení do několika bloků (dnů). Jednak se tím lépe zajistí provoz a jednak budou nováčky více bavit. Velké množství informací nemají šanci vstřebat.

Seznámení s důležitými osobami je ideální udělat formou osobního představení vedení společnosti. Tím také vedení vyjádří zájem o zaměstnance (záleží však na množství školení za měsíc). Variantou je i využít kombinaci fotografie a mluveného pozdravu (nikoliv agitačního projevu).

Při menším množství nástupů lze školení pořádat až po určité době – nicméně vstupní školení po měsíci od nástupu ztrácí na efektivitě. V takovém případě je vhodné vymyslet jinou (např. individuální) formu zaškolení.

Ze školení by si účastníci měli odnést přehlednou brožuru, do které se budou moci podívat, pokud budou něco zpětně potřebovat. Ideální je, jsou-li také odkazy na školení a materiály umístěny na intranetu (sekce „pro nováčky“).

Formulář, který slouží k nastavení a vyhodnocování procesu adaptace 
Adaptační plán a harmonogram by se měly zaznamenávat do formuláře, který obsahuje zejména:

  • základní identifikační údaje zaměstnance;
  • datum nástupu, zahájení a ukončení adaptace;
  • harmonogram zapracování a časový plán;
  • zápis cílů a jejich konkretizaci;
  • osoby zodpovědné za dané zapracování;
  • prostor k průběžnému vyhodnocování plánu zapracování;
  • prostor k celkovému vyhodnocení zkušební doby a definici cílů, na nichž bude zaměstnanec po zkušební době pracovat (co se ještě musí naučit/doučit);
  • checklist metod zapracování (s kolonkami pro odškrtnutí, že bylo realizováno a kdy);
  • prostor k vyjádření zaměstnance k celkovému vyhodnocení zkušební doby a plánu zapracování;
  • prostor pro podpis zaměstnance a osoby, jež za zapracování odpovídá.

Formulář by měl být vždy vyhotoven v několika kopiích (min. jedna do osobní složky zaměstnance, druhá pro zaměstnance, třetí příp. pro nadřízeného).

Adaptační plán může být k dispozici také online, v rámci personálního systému. I v této variantě však musí být v osobní složce zaměstnance založena tištěná verze.

Osobní vizitka 
Jedná se o fyzickou vizitku – představení zaměstnance:

  • na intranetu;
  • ve vestibulu firmy či na jiném informačním panelu, ve společných prostorách, kde se zaměstnanci setkávají;
  • v bulletinu či newsletteru;
  • v e-mailu rozeslaném (vybraným či všem) zaměstnancům.

Vizitka by měla obsahovat oficiální oznámení o nástupu a přivítání, ideální je i fotografie (nutno však vždy ošetřit podle GDPR). Mezi základní informace patří jméno, pozice, oddělení, datum nástupu a s čím se ostatní mohou na daného člověka obracet. Pokud zaměstnanec chce, může do vizitky napsat něco i sám za sebe či o sobě (obsah vždy záleží na velikosti firmy a její kultuře).

S vizitkou se dá pracovat i kreativně – může být umístěna na dveřích kanceláře, kam daný nováček nastupuje, případně „blikat“ jako jinak barevné políčko v organizační struktuře na intranetu, které po kliknutí ukáže základní informace o zaměstnanci.

Ke stejnému účelu lze využít newsletter, v němž by měl být vždy blok věnovaný novým nástupům a odchodům, případně speciální sekci na intranetu.

Informační materiály a interní normy

Kromě brožurky ze vstupního školení by měl zaměstnanec obdržet buď fyzicky, nebo v podobě odkazů na intranet informace, kde najde interní předpisy a normy, kolektivní smlouvu, organizační schéma apod. Se všemi těmito materiály by se měl v průběhu onboardingu seznámit a měl by svým podpisem stvrdit, že tak učinil.

Tzv. buddy – senior zaučující juniora, mentor, tutor

Nováčkovi by měla být přidělena konkrétní osoba, jež se mu po stránce odborného zaučování věnuje, případně další osoby, které ho zaučí do dalších specializací. Ve firmě může být také vymezen někdo mimo oddělení (buddy, senior, mentor), za kým může nováček jít, pokud si neví rady s čímkoliv jiným (zejm. po stránce adaptace, vztahů a fungování firmy), tj. někdo, komu se může svěřit a kdo mu poskytne podporu.

Volbu „buddyho“ je tak třeba dobře zvážit. Mělo by se jednat o osoby, které pozici chtějí zastupovat a mají na ni čas a předpoklady, minimálně umějí naslouchat. Pokud nikdo takový neexistuje, mělo by uvedenou roli hrát HR, s konkrétní vymezenou osobou pro daného nováčka. (Rizikové osoby nevhodné do dané role – viz 1. lekci.)

Pravidelné rozhovory v rámci onboardingu (více viz průběžně ve 2.–4. lekci)

Intranet (vybraná sekce) či speciální portál pro nové zaměstnance

Uvítací balíček (viz výše)

Teambuilding se stávajícími zaměstnanci či pro nováčky

Součástí onboardingu může být i teambuilding, zaměřený na seznámení stávajících zaměstnanců s těmi novými či vzájemné seznámení nováčků (záleží na velikosti a finančních zdrojích firmy a provozní situaci). Součást teambuildingu může tvořit vstupní školení. Slouží však i k vytvoření vztahů a uvolnění atmosféry, sekundárně pak jako zdroj informací, jak nováček působí na druhé, jak se zapojuje i jak funguje v týmu.

Rotace

Jedná se buď o rotaci na různých odděleních nebo pozicích ve firmě, či pouze seznámení s ostatními formou vzájemného osobního představení. Odbornou rotaci (nováček po určitou dobu, např. měsíc, setrvává na dané pozici) využíváme spíše u absolventů a talentů, o nichž uvažujeme na manažerské pozice a pozice, kde budou koordinovat různé části firmy (projektový manažer, manažer kvality apod.).

Rotace musí být sladitelná s běžným provozem a využitelná. Podporuje nejen seznámení s problematikou ostatních oddělení, ale také týmovou spolupráci. V současné době se u mezinárodních firem začíná využívat i rotace do zahraničí, vždy je však potřeba zvážit náklady versus přínosy, zda je daný zaměstnanec perspektivní a máme-li o jeho perspektivitě již jasno. Proto ji většinou není vhodné dělat na začátku zkušební doby, někdy dokonce ani v jejím rámci, ale až po jejím skončení.