Vyřazení datových zpráv (skartační řízení)

Formát ZFO nebude převzat k trvalému uložení do digitálního archivu, neboť není definován ve výstupních formátech dle 23 odst. 1 písm. c) vyhlášky č. 259/2012 Sb. Do 31. 12. 2014 ukládal tehdejší § 3 odst. 5 citované vyhlášky určenému původci povinnost uložit doručenou datovou zprávu v elektronickém systému spisové služby ve tvaru, ve kterém mu byla doručena.

Tato povinnost s novelou vyhlášky s účinností od 1. 1. 2015 odpadá, přičemž např. § 4 odst. 8 odlišuje dokument a datovou zprávu (datovou zprávu tedy nelze považovat za dokument). Zároveň však původce musí zkontrolovat autentizační prvky (uznávaný elektronický podpis, uznávaná elektronická značka a kvalifikované časové razítko) i u datové zprávy a výsledek zaznamenat (§ 4 odst. 4 a násl. vyhlášky č. 259/2012 Sb.).

Zvláštní situace nastane, když je celý datový soubor ZFO doručen jako příloha dokumentu. V takovém případě se již nebude jednat o datovou zprávu ve smyslu definice, ale o dokument. Zde musí původce při vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu také provádět převod do výstupního datového formátu (§ 19 odst. 2 písm. f)). Zásadní problém nenastává v případě obálky datové zprávy, ale u doručenek generovaných informačním systémem datových schránek. Doručenka je dokument, a pokud je v datovém formátu ZFO, je nutné ji převést do výstupního datového formátu PDF/A.