Worauf muss man bei Geschäftsbriefen achten?

Silke Weber arbeitet seit einer Woche bei der Firma Simon ACR als Sachbearbeiterin. Zu ihren Arbeitsaufgaben gehören vor allem administrative Tätigkeiten. Heute muss sie wichtige Geschäftsbriefe schreiben. Sie ist sich aber nicht sicher, wie die Standardform aussieht.

Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? Probieren wir also einen Geschäftsbrief mit Silke aufzubauen. Zuerst erfahren Sie, wo man welche Adresse hinschreiben muss.

Äußere Form des Geschäftsbriefes

Die Firmenadresse kommt entweder in die oberste linke Ecke oder als Kopf zentriert über den Brief. Meistens werden standardisierte Vordrucke benutzt, in denen der Briefkopf vorgegeben ist. Der Briefkopf enthält den Namen und die Anschrift der Firma. Das Logo, die Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse und Website sind sinnvolle Ergänzungen.

Dann folgt der Postvermerk. Zu den Postvermerken gehören die Sendungsart (Warensendung, Drucksache) oder die besonderen Versendungsformen (Einschreiben, Einschreiben mit Rückschein).

Darunter schreiben Sie die Anschrift des Adressaten. Falls Sie Ihren Brief als Antwort auf einen anderen Geschäftsbrief verfassen, schreiben Sie einfach den gesamten Adressblock ab. Die Anschrift besteht aus dem Namen, bzw. Berufs- oder Amtsbezeichnungen, dem Namen des Unternehmens mit Bezeichnung seiner Rechtsform und der Postanschrift (Straße, Nummer, Abkürzung des Landes, PLZ – Postleitzahl, Stadt).

Ist der Brief für einen bestimmten Ansprechpartner gedacht, wird der Name ohne den Zusatz z. Hd. (zu Händen) genannt. Dieser Zusatz wird nicht mehr verwendet. Stattdessen: Herrn Jürgen Wolf.

Beispiele

Herrn Dipl.-Ing. Günther Klein Rathausstraße 7
10178 Berlin

Deutschland

 

Kolhöfer & Klotz Bau GmbH

Frau Maria Raab

Abteilung AA21
Postfach 1234
D – 81241 München

 

PORR AG
Absberggasse 47

1100 Wien

Österreich

Auf dem Briefblatt können die Leitwörter für die Bezugszeichen aufgedruckt sein.

Ihr Zeichen,
Ihre Nachricht vom

Unser Zeichen,
unsere Nachricht vom

Telefon, Name

Datum

RA / MP  2015-2-14

KV-52 2015-2-8

+49 (0)30 28863674 Fischer

16-02-2015

Und jetzt bauen wir den Geschäftsbrief auf!

  • Das Datum oder den Ort und das Datum schreiben Sie rechts. Die Begriffe Betreff oder Betrifft haben schon längst ausgedient, nur die Betreffzeile ist geblieben. Dort bringen Sie die wichtigste Nachricht unter.

Unser Angebot an Tischplatten – Ihre Anfrage vom 21. 01. 2015

Anmeldung zur Konferenz in Hamburg

Rückfrage zu unserer Bestellung vom 1. 4. 2015

  • Die Standartanrede für Firmen und Organisationen ist:

Sehr geehrte Damen und Herren, Sehr geehrter Herr Klein, Sehr geehrte Frau Schuster, Sehr geehrter Dr. Pfeiffer, Sehr geehrte Frau Professorin Bauer

  • Wenn Sie Ihre Ansprechpartner kennen, können Sie einfach schreiben:

Guten Tag Herr Klein, Liebe Frau Schuster


Grußformeln

Der Brieftext besteht in der Regel aus Einleitung, Hauptteil und Schluss. Schreiben Sie Ihre Geschäftsbriefe in einem freundlichen Ton und beginnen Sie mit einem netten Einstieg. Genauso nutzen Sie eine Grußformel für Ihren persönlichen Ausstieg. Die Standardgrußformel Mit freundlichen Grüßen wird oft durch eine andere Schlussformel ersetzt.

Beispiele

Viele Grüße, Freundliche Grüße, Herzliche Grüße, Mit besten Grüßen, Sonnige Grüße aus Frankfurt, Freundlicher Gruß nach Köln, Es grüßt Sie herzlich aus Dresden, Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende

Die Abkürzungen wie mfg und distanzierte Formeln wie Hochachtungsvoll sollten Sie nicht verwenden.

Am Ende des Briefes werden eine oder mehrere Anlagen angeführt. Es sind zum Beispiel Muster, Preisliste, Prospekt, Katalog, Lebenslauf.

Unter dem Namen kann ein Postskriptum mit ein paar Worten stehen. Sie können darin zum Beispiel eine Werbebotschaft anbringen.

Beispiel

P. S.: Haben Sie schon auf unsere Website geklickt? Dort finden Sie unsere Sonderangebote.

Das Schema des Geschäftsbriefes

Jetzt können Sie selbst einen Geschäftsbrief schreiben. Das Schema wird Ihnen helfen.


Allgemeine Abkürzungen im Geschäftsverkehr

Grundsätzlich sollte man Abkürzungen in Geschäftsbriefen vermeiden, weil sie schwer verständlich sind. Manche Abkürzungen sind erlaubt. Alles, was man auch im Sprachgebrauch als Abkürzung verwendet, darf und soll man als solche schreiben. Niemand würde Gesellschaft mit beschränkter Haftung statt GmbH sagen oder et cetera schreiben.

Auch wenn Ihnen viele Abkürzungen selbstverständlich vorkommen, können sie das Bild und 
das Verständnis eines Satzes völlig verändern. Deshalb ist es empfehlenswert im Abkürzungsverzeichnis nachzusehen.

Abt.

Abteilung

Jgg.

Jahrgänge

Adr.

Adresse

Jh.

Jahrhundert

Aktz.

Aktenzeichen

Kto.

Konto

Anh.

Anhang

lfd.

laufend

BLZ

Bankleitzahl

Mio.

Million(en)

bzgl.

bezüglich

Mrd.

Milliarde(n)

bzw.

beziehungsweise

n. M.

nächsten Monats

ca.

zirka, circa

Nr.

Nummer

d. h.

das heißt

PLZ

Postleitzahl

d. J.

dieses Jahres

S.

Seite

d. M.

dieses Monats

s. o.

siehe oben

etc.

et cetera

sog.

sogenannt(e/n)

evtl.

eventuell

s. u.

siehe unten

f.

die folgende Seite

Std.

Stunde

ff.

die folgenden Seiten

Tel.

Telefon

ggf.

gegebenenfalls

u. a.

und andere

Hbf.

Hauptbahnhof

usw.

und so weiter

i. A.

im Auftrag

vgl.

vergleiche

i. J.

im Jahre

z. B.

zum Beispiel

i. V.

in Vollmacht

z. H., z. Hd.

zu Händen

inkl.

inklusive

zz.

zurzeit

Jg.

Jahrgang

zzgl.

zuzüglich